Wie Buchhaltung in der Kreativbranche ablaufen kann und wie es im Umkehrschluss nicht laufen sollte, verraten wir dir in diesem Beitrag.
Als selbstständiger Developer oder Gestalter hast du etwas geschafft, von dem andere nur träumen. Du hast deine Passion zum Beruf gemacht. Du kannst deine Kreativität frei entfalten und dich den Dingen im Leben widmen, die dir wirklich Spaß machen.
Und doch ist da diese eine Sache, die bei dir Kopfschmerzen verursacht: die Buchhaltung. Hier prallen Welten aufeinander … untrennbare Welten. Bevor du in einem Meer an Belegen versinkst und komplett den Überblick darüber verlierst, welcher Kunde eigentlich schon für die von dir gebaute Website oder die von dir gestaltete Collage bezahlt hat, musst du dir Hilfe ins Boot holen. Andernfalls wird dein Traum von einem selbstbestimmten und kreativen Business schnell zum Albtraum.
Wie Buchhaltung in der Kreativbranche ablaufen kann und wie es im Umkehrschluss nicht laufen sollte, verraten wir dir in diesem Beitrag.
Warum du am Thema Buchhaltung nicht vorbei kommst …
Von rechtswegen ist die Erfassung der Geschäftsvorfälle vorgegeben, aber das ist nicht der einzige Grund, warum du dich nicht am Thema Buchhaltung vorbei mogeln kannst.
Die Buchhaltung unterstützt dich bei unternehmerischen Entscheidungen. Die viel berüchtigte Intuition eines Unternehmers, die es erlaubt aus dem Bauch heraus die richtige Entscheidung zu treffen, mag von Zeit zu Zeit hilfreich sein. Auf lange Sicht sollten Entscheidungen im Unternehmenskontext aber nicht intuitiv getroffen werden, sondern auf Basis betrieblicher Statistiken erfolgen.
Nun wäre das Handling mit der eigenen Buchhaltung nur halb so schlimm, wenn die gesamte Materie nicht so komplex und ermüdend wäre. Während du dich bei deinem Kerngeschäft kreativ austoben kannst und wirklich das tust, was dir Spaß macht, erlaubt das Thema Buchhaltung keine Entfaltungsmöglichkeiten.
Rechtlich wird dir vorgeschrieben, was zu tun ist. Desto exakter du arbeitest, desto geringer das Fehlerpotenzial. Und Fehler gilt es bei Angelegenheiten rund um die Buchhaltung zu vermeiden. Andernfalls kommen Kosten in Form von Mehrarbeit deines Steuerberaters oder in Form von Steuernachzahlungen an das Finanzamt auf dich zu.
Folglich gilt: auch wenn dein Unternehmen und die Buchhaltung nicht ganz zueinander passen – ohne Buchhaltung gibt es kein kreatives Business!
Online und überall … Buchhaltung in der Cloud
Die Lust an deiner Unternehmung darfst du dir durch das öde Thema natürlich nicht verderben lassen. Denn, sind wir mal ehrlich: Die eigene Buchhaltung zu managen, war bis vor wenigen Jahren in der Kreativbranche noch deutlich komplizierter.
Online – tagesaktuell – ortsunabhängig! So lässt sich moderne Buchhaltung am besten beschreiben. Buchhaltungssoftware in der Cloud ermöglicht es über eine Webapplikation die Buchhaltung an jedem Ort zu meistern. Einzige Voraussetzungen sind Internetzugang und browserfähiges Endgerät.
Schon lässt sich ohne buchhalterische Expertise das Gros der Buchhaltungsarbeit bewältigen.
Buchhalter werden dadurch überflüssig und der Kommunikationsprozess mit deinem Steuerberater zum Jahresende wird erheblich vereinfacht.
Und in welchen Bereichen können dich cloudbasierte Buchhaltungslösungen nun konkret unterstützen?
Intuitive Angebots- und Rechnungserstellung
Um Geld mit deiner Dienstleistung oder deinem Produkt zu verdienen, musst du Angebote und Rechnungen schreiben und diese an deine Kunden weiterleiten.
Cloudbasierte Buchhaltung unterstützt dich bei diesem Prozess. Mit wenigen Klicks werden Angebote und Rechnungen erstellt und direkt aus dem System per Post oder per E-Mail verschickt. Deiner kreativen Ader kannst du durch individuelle Layouts Ausdruck verleihen. Du hast bereits ein individuelles Briefpapier? Kein Problem! Einfach per PDF hochladen. Deine Kunden bemerken dadurch nicht, dass du deine Rechnungserstellung umgestellt hast.
Automatische Belegerkennung
Auf chaotische Zettelwirtschaft kannst du verzichten. Da Papierrechnungen ohnehin digital erstellt wurden, macht es Sinn diese digital anzufordern. So müssen sie nicht ausgedruckt werden, sondern können per Drag & Drop direkt in das cloudbasierte Buchhaltungssystem geleitet werden. Durch eine Schnittstelle zum Mailprogramm werden Rechnungen, die du per E-Mail erhältst, automatisch an deine Software weitergeleitet.
Rutscht die ein oder andere Papierrechnung durch, kannst du mit der zugehörigen Smartphone-App Belege abfotografieren. Dadurch werden analoge Belege im Handumdrehen digitalisiert und ins System eingespeist.
Und nun das Beste: Im Buchhaltungssystem angekommen, musst du dich nicht mit der korrekten Verbuchung beschäftigen. Dank künstlicher Intelligenz geschieht das automatisiert. Machine Learning Algorithmen analysieren die Belegdaten, wodurch eine Kategorie zugewiesen und korrekt verbucht wird. Nützlicher Nebeneffekt: Umso mehr Belege dem System zugeführt werden, desto zuverlässiger ordnet die Software zukünftige Belege ein.
Online Banking
Zu jeder Zeit den Überblick über deine Finanzen zu haben, ist für dein Business ein wichtiges Ziel. Ein Ziel, das mehr und mehr zur Realität wird. Moderne Buchhaltungsprogramme ermöglichen die Verknüpfung mit allen gängigen Geschäftsbanken in der Kreativbranche. Das verschafft dir die Möglichkeit in Echtzeit deinen Cashflow zu überwachen. Auswertungen kannst du dir jederzeit auf Basis der GuV oder EÜR ausgeben lassen.
Zusätzlich kannst du durch Online Banking Ausgangsrechnungen direkt aus dem System überweisen.
Schnittstellen zu Finanzamt und Steuerberater
Ein Produktivitätskiller in deinem Kreativ-Business stellte bisher sicherlich der Koordinationsaufwand mit Finanzamt und Steuerberater dar. Hier die Lösung:
Per Schnittstelle lässt sich die USt-Voranmeldung direkt aus dem System weiterleiten an die Finanzbehörde weiterleiten.
Zusätzlich kannst du die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater verbessern. Entweder lädst du ihn per E-Mail ein im Buchhaltungssystem mitzuarbeiten oder stellst ihm benötigte Daten im branchenüblichen DATEV-Format zur Verfügung.
Rechts- und Datensicherheit
Die vorgestellten Features klingen nicht schlecht, oder? Aber wie sieht es mit dem Thema Sicherheit aus? Buchhaltungsdaten sind sensible Daten. Cloudbasierte Softwarelösungen muss deshalb alle Anforderungen in diesem Bereich erfüllen. Bei Thema Rechtssicherheit heißt das, dass eine sogenannte GoBD-Zertifizierung der Buchhaltungssoftware vorliegen sollte.
GoBD sind rechtliche Grundsätze, die im digitalen Zeitalter sicherstellen, dass die Buchhaltung vollständig, fehlerfrei und lückenlos ist. Wusstest du, dass die Rechnungserstellung mit Word, Excel oder Indesign NICHT GoBD-konform ist? Als bessere Variante erweist sich da auf GoBD-konforme Systeme zurückzugreifen.
Hinsichtlich Datensicherheit greift cloudbasierte Buchhaltungssoftware auf SSL-Verschlüsselung zurück und speichert Daten in zertifizierten Rechenzentren. Damit wird sichergestellt, dass deine Daten in keine externen Händen geraten.
Zeit oder Geld sparen? Warum nicht einfach beides …
Die Buchhaltung wird vermutlich auch in Zukunft nicht zu deinen liebsten Aufgaben gehören. Aber damit dein kreatives Business gedeihen kann, solltest du deine Finanzen im Griff haben. Bei diesem Ziel nimmt eine saubere und strukturierte Buchhaltung eine zentrale Rolle ein.
Speziell an die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen in der Kreativbranche hat sich die Buchhaltungssoftware sevDesk angepasst. Du bekommst einen digitalen Buchhaltungsassistenten an die Seite gestellt, der das oben beschriebene Funktionsspektrum vollumfänglich abdeckt und es dir erlaubt, deine Buchhaltung auch ohne tiefergehende Kenntnisse im Griff zu haben.
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