Zu guter Letzt – über E-Mail-Signaturen und -Disclaimer (AGD)

Fast die gesamte geschäftliche Korrespondenz wird heute mit E-Mails geführt – und unter fast jeder steht eine Signatur. Sie werden häufig werblichem Text, juristischen »Disclaimern« oder öko-paternalistischen Hinweisen (»möglichst nicht ausdrucken«) begleitet – alle diese Zeilen sind oftmals umfangreicher als der eigentliche Mailinhalt. Manche von Ihnen sind gesetzlich vorgeschrieben, die meisten jedoch nicht.

Betriebliche E-Mails gelten als Geschäftskorrespondenz und unterliegen damit den gleichen formalen Regelungen wie gedruckte Geschäftspapiere. Welche Pflichtangaben hier erforderlich sind, hängt im Wesentlichen von der Rechtsform des Absenders ab.

Die meisten selbstständigen Designer führen ein Einzelunternehmen ohne einen Handelsregistereintrag, sie haben es am Einfachsten: Es reicht der Nachname der Designerin oder des Designers sowie mindestens ein voll ausgeschriebener Vorname. Zudem muss eine »ladungsfähige« volle Adresse genannt werden, eine Postfachangabe reicht also nicht.

Weitere Angaben wie die Nennung von Telefon- und Faxnummern oder einer Internetseite bzw. E-Mailadresse sind gesetzlich nicht vorgeschrieben, verstehen sich aber bei einem seriösen Auftritt von selbst. Vor Kurzem erschien in PAGE-Online ein Kolumnenbeitrag der darauf abhebt, dass die Art der Geschäftsangaben durchaus  zu den vertrauensbildenden Maßnahmen zählen können.

Arbeiten mehrere Kolleginnen und Kollegen in einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) zusammen, gelten sehr ähnliche Vorschriften. Außer dem korrekten, voll ausgeschriebenen Namen des Designbüros mit dem Rechtsformzusatz »GbR«, müssen die Nachnamen und jeweils ein ausgeschriebener Vorname aller Gesellschafter genannt werden. Auch hier ist der Sitz der Gesellschaft mit einer ladungsfähigen Adresse zu nennen. Telekommunikationsangaben sind ebenfalls keine gesetzliche Pflicht, verstehen sich aber, wenn man am Geschäftsleben teilnehmen möchte, von selbst.

Der weit überwiegende Teil von Designbüros gehört zu einer der beiden genannten Gesellschaftsformen, für alle weiteren Rechtsformen ist eine umfangreiche Auflistung auf Heise Online sehr hilfreich.

Grafisch können wir E-Mails so gestalten wie wir wollen, denn es gibt keine Vorschriften für das Aussehen von Signaturen oder die Platzierung von Logos etc. Sehr wohl gibt es aber die gesetzliche Maßgabe, dass alles gut lesbar sein muss, und zwar auch in einer ausgedruckten E-Mail. Damit ist die zuweilen anzutreffende Variante, lediglich eine vCard-Datei anzuheften nicht zulässig, auch weil nicht jeder diese Visitenkarten problemlos öffnen kann.

Für private und firmeninterne E-Mails gibt es keine Formvorschriften, eine Signatur kann damit gänzlich entfallen. Perfiderweise gilt das auch für Massen-Emails, da diese nicht als Geschäftskorrespondenz im rechtlichen Sinne gelten.

Beeindruckende aber wirkungslose Disclaimer

Täglich kommen E-Mails mit einem sogenannten Disclaimer, einem juristisch wirkenden Text in die Mailboxen. Disclaimer enthalten in der Regel Vertraulichkeitsvorschriften, Haftungsausschluss (das ist die eigentliche Wortbedeutung von »Disclaimer«)  für mögliche Computerviren oder Äußerungen zur rechtlichen Unverbindlichkeit von E-Mails. Der häufigste Text lautet in etwa so:

»Diese E-Mail ist nur für den bezeichneten Empfänger bestimmt und kann vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte den Absender und löschen Sie die E-Mail. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser E-Mail und der darin enthaltenen Informationen sind nicht gestattet.«

Der überwiegende Teil der deutschen Juristen hält diese Disclaimer für rechtlich irrelevant, weil der Absender die im Disclaimer enthaltenen Ge- und Verbote lediglich einseitig bestimmt. Um rechtlich wirksam zu sein, müssten diese Punkte jedoch zwischen dem Absender und dem Empfänger vereinbart werden. Zudem gibt es bereits zum Schutz der Vertraulichkeit eine Reihe gesetzlicher Vorschriften.

Dennoch kann der Disclaimer als Willensbekundung funktionieren, juristisch wenig Versierte beeindrucken und schon dadurch wirkungsvoll sein. Dadurch kann der Absender juristisch formaler und damit professioneller erscheinen (als er es wirklich ist und solange der Mail-Empfänger kein Jurist ist jedenfalls).

Eine ähnliche Funktion der Selbstoffenbarung haben ökologisch motivierte Appelle à la »Bitte überlegen Sie, ob das Ausdrucken dieser E-Mail notwendig ist«. Vermutlich werden auf den Umweltschutz konditionierte Empfänger ohnehin sparsam handeln, auf Andere aber wirkt der Text eventuell etwas schulmeisterlich und so neu ist der Inhalt nun auch wieder nicht. Insgesamt dürften die Gesamtheit der Textzusätze eher zu höherem Tinten-/Toner- und Papierverbrauch führen, besonders, wenn die Texte zusätzlich ins Englische übersetzt werden.

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