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Wie Agenturen sich optimal organisieren

Egal, ob Agentur oder Freelancer – ein Arbeiten ohne eine Organisation in den Projekten kann chaotisch werden. Die passende Software macht hier den Alltag leichter.



Nun gibt es Tools für die Projektverwaltung durchaus in großer Anzahl. Schnell wird der oder die Interessierte vor der grundsätzlichen Frage stehen: Bilde ich meinen Workflow mit Einzel-Tools ab oder nutze ich eine integrierte Software, die gleich mehrere Bereiche abdeckt? Für beide Varianten gibt es gute Gründe – hier muss jeder seine Vorlieben finden.

Eine Frage des persönlichen Geschmacks

Es macht also durchaus Sinn, sich einmal alle Bereiche der täglichen Arbeit aufzulisten: vom Projektstart und der Zeiterfassung über das Aufgaben/To-do-Management bis zur Fakturierung und dem Projektabschluss. Und eine übersichtliche Analyse der Projektzeiten und der erzielten Umsätze ist sicher auch wünschenswert. Mit dieser Liste screent man den Markt nach möglichen Lösungen. Einzel-Tools decken ihren Spezialbereich in der Regel umfangreich und durchdacht ab. Ob sie wirklich in vollem Umfang notwendig sind, entscheiden die (häufig sehr individuellen) Anforderungen der Agentur.

Spezial-Tools lassen sich in der Regel untereinander verknüpfen, aber bei zu vielen Tools im parallelen Einsatz kann es doch unübersichtlich werden. Vielleicht ist dann ein »reduzierter Allrounder« eine bessere Alternative.

Ein Allrounder für die essentiellen Büroaufgaben – ergänzt um Spezialisten

Eine gleich mehrere Bereiche abdeckende Lösung muss nicht ein unbedienbarer »Moloch« sein. Eine moderne Agentursoftware, wie ProSonata, hilft ganz pragmatisch bei den täglich anfallenden Aufgaben: Projekt anlegen, Zeitbudget grob festlegen, Zeiten zum Projekt erfassen und Projektaufgaben organisieren.
Im Projektverlauf und später bei der Abrechnung wird es dann richtig komfortabel: Eine Projektauswertung hilft bei großen Projekten jederzeit die Rentabilität im Auge zu behalten. Und ein Abgleich der Projektzeiten und Aufgaben für die Rechnungsstellung ist übersichtlich möglich.

Angebote und Rechnungen sind dabei einfach und schnell im gewünschten Design erstellt – ohne den Wechsel in ein separates Tool. Die Bündelung der Kernaufgaben eines Projektablaufs in einer Software bietet also eine gute Gesamtübersicht.

Andere Teilbereiche, wie Kalender, umfangreiche Projektplanungen mit Gantt-Charts oder interne Kommunikation (Mail/Chat), können »Spezialisten« übernehmen. Über Schnittstellen sind z.B. Daten der Agentursoftware im favorisierten Online-Kalender integrierbar (Kalender Abonnement).

Auch für digitale Rechnungen gerüstet

Eine zeitgemäße Agentursoftware ist dabei auch für die Zukunft gerüstet: Ab November 2020 müssen Auftragnehmer strukturierte elektronische Rechnungen bei Geschäften mit Behörden stellen (B2G). Das bekannte ZUGFeRD-Format (PDF der Rechnung inkl. XML Datenteil) wird bis dahin in der Version 2 zur Verfügung stehen, die alle Anforderungen der europäischen Richtlinie erfüllt und damit europaweit eingesetzt werden kann. Aber auch schon vorher wird sich das Format weiter im B2B- und B2C-Bereich durchsetzen.

Bei weiteren Fragen oder Tipps zur Arbeit mit einer webbasierten Agentursoftware und zum Einsatz des ZUGFeRD-Formats wenden Sie sich gerne an ProSonata unter page@prosonata.de.


Aktion

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