So wird Ihr Messeauftritt zum Erfolg

Laut MesseTrend-Studie 2017 des Ausstellungs- und Messe-Ausschusses der Deutschen Wirtschaft sind Messen für 20 Prozent der Unternehmen zentraler Bestandteil ihrer Markenkommunikation. Messen bieten die Chance, Kunden im direkten Gespräch für sich zu gewinnen, Kontakte zu Medienvertretern zu knüpfen oder die Akzeptanz neuer Produkte zu testen. Eine frühzeitig und strategische Planung ist deshalb besonders wichtig – Mit diesen fünf Tipps legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Messe:

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick und weisen Sie Rollen zu

Im Idealfall beginnen die Vorbereitung für einen Messeauftritt etwa ein Jahr im Voraus mit der Erarbeitung eines groben Ressourcen- und Budgetplans. Dazu gehört auch, dass Sie Projekt-Verantwortlichkeiten verteilen und klare Rollen für alle beteiligten Mitarbeiter festlegen. Bestimmen Sie, welche Ziele mit der Teilnahme an der Messe verfolgt werden sollen. Im Anschluss geht es daran das Messekonzept, die Messestandgestaltung sowie die konkrete Umsetzung zu erarbeiten.

2. Planen Sie Ihr Budget und buchen Sie den Stand rechtzeitig

In Ihrem Budgetplan sollten alle Messeaufwendungen aufgeführt sein. Rund um den Messeauftritt können Kosten anfallen für:

• Standgebühr und Betrieb (Strom und Wasser)
• Kauf oder Miete eines Messesystems sowie Ausgestaltung des Messestands
• Vor-Ort-Services (z. B. Essen und Getränke)
• Messestandausstattung (Kommunikationsmaterialien, Streuartikel, o. Ä.)
• Transport und gegebenenfalls auch Entsorgung des Messestands
• Personal und dessen Aufenthalt sowie An- und Abreise
• weitere Aufwendungen (z. B. Schulung des Messeteams, Puffer für unvorhersehbare Kosten)

Behalten Sie bei der Buchung Ihres Messestandes das grobe Messekonzept im Hinterkopf. Denn bei der Anmeldung werden unter anderem Daten zum Messestand wie Größe, Art, Lage in der Halle und vieles mehr abgefragt.

3. Denken Sie an Details und informieren Sie Interessenten

Arbeiten Sie die Details Ihres Messestandes aus: Welche Form und Elemente soll der Stand haben? Welche Ausstattung ist für das Motto und den Zweck des Standes gewünscht? Organisieren Sie Streuartikel für die Besucher, stellen Sie die Outfits Ihres Messeteams zusammen und denken Sie daran, Ihre Kunden einzuladen und Stakeholder zu informieren.

4. Der Messetag: Nutzen Sie die Messe als Inspiration

Wenn es dann soweit ist und alle Vorbereitungen für einen erfolgreichen Messeauftritt getroffen sind, versuchen Sie sich während des Messetags etwas Zeit zu nehmen, um andere Messestände anzuschauen und sich mit den Besitzern auszutauschen – so sammeln Sie bereits Inspirationen und Anregungen für Ihren nächsten Messeauftritt.

5. Werten Sie die Messe aus und vertiefen Sie Kontakte

Nach der Messe ist vor der Messe – Vergleichen Sie die angefallenen Kosten mit dem geplanten Budget und vermerken sie Learnings für den nächsten Messeauftritt. Werten Sie die zuvor definierten Ziele aus und holen Sie das Feedback Ihres Messeteams und falls möglich der Besucher ein. Arbeiten Sie an einem nachhaltigen Eindruck und pflegen Sie die neu gewonnenen Kontakte: Ein Anruf, eine E-Mail oder ein postalisches Schreiben signalisiert Interesse und Wertschätzung – oder verabreden Sie sich doch gleich auf der nächsten Messe!

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