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New Work Tech: »Wir haben am Anfang viele Tools getestet«

Nach fast zwei Jahren komplett im Home Office kehren die Mitarbeitenden der Stuttgarter Werbeagentur Panama teilweise ins Büro zurück. Geschäftsführer Thomas Schatton freut sich, seine Mitarbeitenden wieder öfter zu sehen.

New Work Tech: Thomas Schatton von der Stuttgarter Werbeagentur PanamaBild: Stephan Glathe

Das Team von Panama setzt auf einen Mix aus flexiblem Arbeiten und Präsenzzeiten. Dazu gehört ein Tag in der Woche, an dem alle ins Office kommen. Die Rückkehr ins Büro feierten Geschäftsführer Thomas Schatton und seine Kolleg:innen mit einer Grillparty auf der Dachterrasse.

Welche Hard- und Software nutzt ihr für Remote und Hybrid Work? 
Thomas Schatton: Alle Mitarbeitende haben MacBooks und Monitore für das Home-Office. Die Kreation arbeitet entweder lokal auf den MacBooks oder steuert über TeamViewer den Rechner im Büro. Für die interne Kommunikation nutzen wir Microsoft Teams. Hier werden auch Projektdaten hinterlegt und mit unseren Kunden und Kooperationspartnern bearbeitet. Darüber hinaus setzen wir Tools wie Miro für Remote-Workshops oder Perfect Wiki ein. Über Adobe XD und SharePoint arbeiten wir gemeinsam an Dokumenten und über Trello stimmen wir Content für Social Media ab. Das haben wir aber auch schon vorher so gemacht.

Was hat sich bewährt, was eher nicht?
Die Arbeit über Teams hat sich absolut bewährt. Der Austausch funktioniert schnell und unkompliziert und die Projektkoordination hat sich dadurch verbessert. Auch die Einbindung von externen Partnern in gemeinsamen Projekten sowie Videokonferenzen laufen reibungslos. Nach anfänglicher Nutzung von Zoom haben wir uns nach kurzer Zeit komplett auf das MS Teams Paket konzentriert. Mit der TeamViewer-Lösung sind wir noch nicht zu 100 Prozent zufrieden, da die Applikation manchmal abstürzt und dann im Büro ein Neustart erforderlich ist. Außerdem sind nicht alle Funktionen verfügbar oder anders als am eigenen Rechner, wie etwa Shortcuts. Aber im Großen und Ganzen funktioniert es.

Gibt es bei euch jemanden, der explizit dafür verantwortlich ist, neue Tools im Blick zu haben und zu testen? 
Unsere IT-Abteilung spielt hier sicherlich eine große Rolle. Wir haben für dieses Thema eine interne »Interessensgruppe«, die neue Tools vorschlägt und testet. Aber es kommt auch viele Vorschläge von den Kolleg:innen aus dem täglichen Geschäft, die wir prüfen und gegebenenfalls einführen.

Wie organisiert ihr eure Arbeitsprozesse, wenn das Arbeiten immer flexibler wird? Was sind die größten Herausforderungen und wie geht ihr sie an? 
Unsere Prozesse haben sich nicht wesentlich verändert. Wir waren bereits vor der Pandemie effizient aufgestellt und hatten vieles digitalisiert. Lediglich die Kommunikation hat sich nahezu vollständig ins Digitale verlagert. Standup-Meetings und Kapazitäten-Planung finden jetzt per Teams statt. Anstelle kurz bei den Kolleg:innen im Nebenzimmer vorbeizuschauen, gibt es einen kurzen Video-Call oder Chat. Das funktioniert organisatorisch gut, teilweise sogar besser als vorher.

Schwierig ist es aber, dabei die Unternehmenskultur weiter zu leben und junge Mitarbeiter:innen mitzunehmen. Hier helfen unsere täglichen Standup-Meetings, bei denen man sich zumindest einmal am Tag kurz sieht und spricht, oder regelmäßige digitale Veranstaltungen wie Bingoabende oder Escape Games. Neue Kolleg:innen sind grundsätzlich die ersten zwei Wochen mit ihren Pat:innen im Büro, um die Einarbeitung zu erleichtern und auch persönlicher zu gestalten. Jeden Monat losen wir außerdem eine gemischte Gruppe von Mitarbeitenden aus, die gemeinsam essen gehen, um den Unit-übergreifenden Austausch zu fördern. Das fand zuletzt mit Lieferando-Gutscheinen virtuell statt und ist immer ein großer Spaß.

Was bedeutet das für die Zusammenarbeit mit den Kunden? 
Auch mit den Kunden gibt es viel weniger Präsenzmeetings. Viele binden wir über MS Teams in die Projektkommunikation mit ein. Wir haben oft den Eindruck, dass wir dadurch sogar eine engere und partnerschaftlichere Kommunikation haben als vor der Pandemie. Je nach Kunden- und Projektgröße passen wir uns in Einzelfällen auch anderen Toolstacks an. So haben wir projektspezifisch auch Asana im Einsatz. Wir versuchen aber nach Möglichkeit auf Standards wie Teams zu setzen.

Welche neuen Skills braucht es für die Nutzung digitaler Tools und der Führung bei Remote Work
Bei der Nutzung von digitalen Tools ist eine gewisse Aufgeschlossenheit wichtig. Dazu passt unser Credo perfekt: »In Panama lernt man nie aus, aber immer dazu«. Wir haben am Anfang viele Tools getestet, uns dann aber auf einige wenige konzentriert. Zudem legen wir nicht eine Arbeitsweise für jedes Projekt dogmatisch fest, sondern lassen unseren Mitarbeitenden viele Freiheiten, was in unserem heterogenen Umfeld sehr hilfreich ist. Gibt es ein besseres Tool für Teilaufgaben, wechseln wie relativ schnell aus. Die größte Herausforderung für Führungskräfte ist sicherlich die Kommunikation und das individuelle Eingehen auf die Wünsche und Sorgen der Mitarbeiter:innen, da man hier einfach viel weniger auf dem Flur mitbekommt und eher proaktiv agieren muss. Daran arbeiten wir kontinuierlich.

Wie sieht euer Modell für die Zukunft von Hybrid Work aus?
Alle haben sich an die Flexibilität, im Büro oder von zu Hause arbeiten zu können, gewöhnt und möchten das nicht mehr missen. Wir haben die zukünftige Zusammenarbeit in Panama im letzten Jahr mit einem »Bottom-Up«-Projekt neu definiert. Ein Team aus unterschiedlichen Disziplinen hat ohne die Geschäftsführung ein Modell entwickelt, wie wir künftig zusammenarbeiten wollen. Dieses Modell sieht einen Mix aus flexiblem Arbeiten und Präsenzzeiten vor. Dazu gehört ein Tag in der Woche, an dem alle im Office sind. So hoffen wir, dass wir damit Flexibilität und gelebte Unternehmenskultur gut kombinieren. Wir konnten dieses Modell leider nur kurz »leben«, da die pandemische Lage dies nicht zugelassen hat. Jetzt ist es aber wieder soweit. Nach zwei Jahren fast ausschließlich Home Office sind alle wieder froh, mehr im Office zu sein und abends spontan auf ein Bier mit den Kolleg:innen zusammenzukommen. Das hat uns schon sehr gefehlt, und wir haben die Rückkehr natürlich mit einer Grillparty auf unserer Dachterrasse gefeiert.

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Große Projekte – kleine Digitalstudios: Tipps zu Auftragsakquise, Teambuilding, Projektmanagement und Kundenkommunikation für Freelancer

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