Und es nervt immer noch. Die gute Nachricht: Wir alle können daran etwas ändern! Und zwar, indem wir aktiv eine bessere und offenere Arbeitskultur etablieren. Wie das sowohl auf Agentur- als auch auf Freelance-Seite gelingen kann …
PAGE hat kürzlich über das Thema Ghosting berichtet – die Zahlen dazu ließen aufhorchen, und schließlich sind beinahe alle Kreativen schon einmal damit in Berührung gekommen. Grund genug, noch einmal genauer hinzusehen und konkrete Lösungsansätze zu beleuchten. Ziel ist es, die negativen Folgen für Agenturen wie auch für Freelancer:innen zu reduzieren und wieder mehr Verbindlichkeit und gegenseitiges Vertrauen zu schaffen.
Denn eines zeigen wissenschaftliche Untersuchungen deutlich: Ghosting hinterlässt Spuren und ist längst kein Randphänomen mehr. Vielmehr ist es das Symptom struktureller und kommunikativer Defizite im Akquiseprozess – meist sogar ganz ohne böse Absicht.
Jetzt müssen Beteiligte verstärkt daran arbeiten, »einen kulturellen und psychologischen Paradigmenwechsel« in der Arbeitskultur herbeizuführen, wie die Studie »Ghosting in Business Relations« bereits im Jahr 2025 erarbeitet hat. Und dennoch hat sich das Thema seitdem eher intensiviert.
Erstkontakt ist häufigster Ghosting-Moment
Zunächst sollte man sich vergegenwärtigen, wo die meisten Ghosting-Situationen eigentlich entstehen, da ist sich die Studienlage einig. Laut freelancermap (2025) erleben 76 % es direkt beim Erstkontakt bzw. nach Einreichen des ersten Angebots beziehungsweise der Anfrage.
Ein Blick auf die Negativauswirkungen zeigt, dass genau hier Handlungsbedarf besteht. Denn es entstehen erhebliche zeitliche sowie finanzielle Verluste durch unbezahlte, umsonst erbrachte Vorleistungen. Zudem führt eine anhaltende Unsicherheit zu einer starken Frustration bei den Betroffenen und blockiert zusätzlich wertvolle Kapazitäten in der Ressourcenplanung.
Ideen für Unternehmen & Agenturen
Entscheidungsgremien (Buying Committees) frühzeitig festlegen: In Unternehmen und Agenturen entscheiden selten Einzelpersonen. Agenturen müssen in Erstgesprächen gezielt die Entscheidungsstruktur erforschen: »Wer sitzt bei der finalen Freigabe noch mit am Tisch und welche Kriterien sind für diesen Kreis entscheidend?«.
Entscheidungsgremien in die Verantwortung zur Kommunikation nehmen: Auch wenn in großen Unternehmen und Agenturen selten nur eine Person entscheidet, kann dennoch zumindest eine Person ausgewählt werden, die für die Kommunikation einer Zu- oder Absage verantwortlich zeichnet und diese dann auch durchführt.
Geforderte und/oder selbst festgelegte Fristen mit Kapazitätsbindung verknüpfen: Verbindlichkeit entsteht durch Verknüpfung von Zeit und Ressourcen. Ein Angebot oder eben eine Absage eines Angebots sollte immer mit einem konkreten »Verfallsdatum« versehen sein, an das die Verfügbarkeit des Kreativteams gekoppelt ist.
Ansätze für Dienstleister:innen & Freelancer:innen
Den Absage-Weg einfacher machen, ohne sich selbst ins schlechte Licht zu stellen: Auftraggeber ghosten häufig aus Sorge vor Diskussionen oder weil sie Konfrontation vermeiden möchten. Freelancer:innen können proaktiv kommunizieren, ohne abzuschrecken: »Ein kurzes Nein hilft mir bei meiner Kapazitätsplanung mehr als langes Warten.« Oder eindringlich aber höflich darum bitten, bis zu einem bestimmten Termin wieder miteinander zu kommunizieren.
Eine strukturierte »Break-up-Mail« nutzen: Bleibt eine Rückmeldung nach mehreren Versuchen aus, kann ein höflicher Hinweis, dass der Vorgang bald geschlossen wird und die Kapazitäten anderweitig vergeben werden, erstaunlich oft zu einer sofortigen Reaktion des Kunden führen.
Verbindliche Anzahlungen vereinbaren: Zur Vermeidung unbezahlter Vorleistungen können Freelancer:innen feste Zahlungsmeilensteine etablieren (z. B. 15–20 % Anzahlung vor Projektstart). In der Praxis lässt sich das oft erfahrungsgemäß nur schwer durchsetzen, aber ein Versuch ist es vor dem nächsten Projektangebot sicher wert!
Ein Kulturproblem?
Auch wenn Ghosting häufig nicht berechnend geschieht, sollten sich alle Beteiligten mehr darüber im Klaren sein, dass das Verhalten nicht in Ordnung ist und Menschen in eine Art Warteposition versetzt, die zu Frustration und zur Kapazitäten-Blockade führt.
Interessant ist dabei, dass das Thema eben kein Toolproblem, sondern ein Kultur- und Kommunikationsproblem ist. Die Ausrede, dass sich die Technik so schnell entwickelt, zieht hier also nicht.
In jedem Fall ist es für eine positivere Arbeitskultur besser, abzusagen oder sich überhaupt zurückzumelden, als zu schweigen. Das schafft langfristig auch wieder mehr Vertrauen, öffnet Kooperation und gibt psychologische Sicherheit im B2B-Kontext.
