Mehraufwand frühzeitig kommunizieren

Wie gehe ich als Freelancer mit unerwartetem Mehraufwand und -kosten innerhalb eines Projektes um?



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Steffen, 29: Hallo, ich bin selbstständig und arbeite vor allem für drei große Auftraggeber. Nun habe ich für einen neuen Kunden einen Job übernommen und folgendes Problem: Das Projekt wurde immer größer, dauernd kam etwas hinzu. Vor Kurzem habe ich eine Zwischenrechnung gestellt, die entsprechend höher ausgefallen ist als mein Angebot. Der Kunde sagt, ich hätte rechtzeitig Bescheid geben müssen, dass es teurer wird, und will nicht bezahlen. Wie gehe ich damit um?

Christian Büning:
Lieber Steffen, zu Ihrer Arbeit als Kommunikationsde­signer gehört auch die Kommunikation über das Budget und wie Sie damit um­gehen. Das haben Sie hier versäumt und müssen jetzt die fehlende Kommunikation unter Druck nachholen. Ihr Auftraggeber hat die Erweiterung des Projekts mit Sicherheit deutlich weniger stark wahrgenommen als Sie. Was für diesen nach einem kleinen Ausfallschritt am Rand klingt, ist für den De­signer vielleicht ein längerer Extraweg mit viel Recherche.

Als Kommunikationsdesigner sind Sie dafür verantwortlich, die Änderun­gen im Projektverlauf korrekt zu kommunizieren, auch unaufgefordert. Dass Ihr Auftraggeber verärgert ist, liegt wohl nicht in erster Linie an der Höhe der Rechnung, sondern daran, dass er nicht mehr reagieren kann. Hätte er gewusst, welche Mehrkosten manche Erweiterungen verursachen, hätte er vielleicht auf einiges davon verzichtet.

Mein Tipp für dieses Projekt: Erklären Sie im Detail, wo welcher Aufwand und welche Mehrkosten entstanden sind. Haben Sie E-Mails mit Zustimmun­gen zu neuen Projektteilen?

Rechtlich könnten Sie alle Forderungen durchdrücken. Ich empfehle aber, lieber in langfristige Beziehungen zu investieren.

Da Sie die Kommunikation vernachlässigt haben, können Sie Ihrem Kunden etwas entgegenkommen und einen kleinen Teil (maximal 10 Prozent) der Mehrkosten nicht berechnen.

Mein Tipp für die Zukunft: Informie­ren Sie von sich aus bei allen Abschnitten eines Projekts darüber, ob Sie noch innerhalb des Angebots sind. Ihr Auftraggeber sollte immer Zeit zum Reagieren haben. Wenn Sie Mehraufwand und -kosten sauber kommunizieren, können Sie bei der Abrechnung jeden Schritt belegen, haben dadurch weniger Ärger und zufriedenere Kunden.

 


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Christian Büning
Vizepräsident des Berufsverbandes der Deutschen Kommunikationsdesigner/
PAGE Kolumnist »Business Basics«

info(at)bdg-designer.de
http://www.bdg-designer.de

Christian Büning ist Inhaber des Büro Büning Informationsgestalter und Gründer des Werkstoff Verlags. Er ist Autor der BDG Gründerfibel und schreibt in der PAGE monatlich für Designunternehmer. Im BDG engagiert er sich für faire Märkte und professionelle Teilnehmer, seit 2011 in der Funktion als Präsident. Er ist leidenschaftlicher Fan von schematischen Zeichnungen und kann sich oft stundenlang nicht zwischen der Unit und der Droid Sans entscheiden. Christian Büning lebt und arbeitet in Münster – mit Fahrrad, natürlich.

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