Filemaker Go: Datenbank für unterwegs

Eine Datenbank-App für den mobilen Zugriff auf die Agenturverwaltung oder Einblick in den Status der laufenden Projekte: Mit Filemaker go für iPhone und iPad scheint ein Traum wahr zu werden. PAGE hat die Mobilversion von Filemaker unter die Lupe genommen.

Filemaker ist im Kreativbusiness fest verankert, zahlreiche Agentursoftware- und Verwaltungssysteme setzen auf das Datenbanksystem der Apple-Tochter. Der Zugriff mit Hilfe mobiler Geräte auf die Daten ist dabei an sich nichts Neues. Über Instant Web Publishing (IWP) besteht schon länger direkter Zugriff von praktisch jedem Browser aus, natürlich auch von iPhone und iPad. Die Bedienung ist aber gewöhnungsbedürftig und die Funktionalität eingeschränkt. Bilddaten lassen sich erst gar nicht einfügen und jeder Datensatz muß manuell angestossen werden, um eine Aktualisierung zu erzielen.

Filemaker Go ist dagegen eine native App für iPhone und iPad, praktisch eine abgespeckte Version von Filemaker Pro für den Mobileinsatz. Zugriff auf Daten besteht über zwei Wege: Einmal lassen sich Filemaker-Datenbanken auf das Gerät kopieren und lokal nutzen, alternativ greift der Anwender auf einen Filemaker Server über das Internetprotokoll zu. Letzteres dürfte insbesondere die bevorzugte Methode in Konstellationen sein, wo mehrere User auf einem zentralen Datenbestand arbeiten.
In Sachen lokaler Daten macht es einem Apple nicht gerade leicht. Daten einfach auf iPhone und iPad zu kopieren ist bekanntlich nicht vorgesehen, einen Dateimanager sucht man vergeblich. Jede App hat nur direkten Zugriff auf einen zugeteilten Speicherbereich. Das macht Apple aber nicht um die Anwender zu ärgern, sondern um den Sicherheitslevel möglichst hoch zu halten. Auch Filemaker hat Zugriff auf Datenbanken, die via iTunes abgeglichen wurden. Alternativ kann man Daten öffnen, die per Mail oder über Filedienste wie Dropbox und iDisk bereit gestellt werden. Es erfolgt aber immer eine Kopie in den Filemaker-Datenbereich, eine automatische Synchronisation zurück ist über keinen dieser Wege zu erzielen. Der lokale Zugriff lohnt sich daher vor allem »Einzelunternehmen« oder nur in Zusammenhang mit speziellen Synchronisationslösungen für Filemaker, die jeden Datensatzeintrag abgleichen. Sinnvoll ist der lokale Zugriff vor allem im Ausland, um teure Roaming-Kosten über das Internet zu verhindern.

Für Listenwahl und Datumseingabe unterstützt Filemaker Go die klassischen iPhone-Selektoren.

In Mehrbenutzerszenarien lohnt sich eher der direkte Zugriff auf Daten auf einen Filemakerserver. Diese Funktionalität ist bereits in den günstigeren Versionen Filemaker Pro und Advanced enthalten, dann allerdings nur bis maximal 9 Clients und ohne SSL-Verschlüsselung. Für kleine Firmen und zum Testen lohnt es sich dennoch, die gleichzeitige Bearbeitung der Daten durch mehrere Anwender ist dann endlich möglich. Im Test klappte die Verbindung über WLAN und Mobilfunk (3G, Edge) ohne Probleme, die Performance reicht für viele Einsätze völlig aus.
Die erste Version von Filemaker Go überzeugt hinsichtlich Stabilität und Leistungsumfang, die Formulare sehen praktisch genauso aus wie auf der Desktop-Version. Durch Drehen des Gerätes wird automatisch eine angepasste Ansicht erzeugt. Um aber insbesondere auf dem iPhone eine optimierte Darstellung zu erzielen, sollten man alternative Formulare für die Mobilversion anlegen. Für spezielle Felder wie Datum und Auswahl-Listen nutzt die Datenbank-App die im iOS vorgesehenen Eingabehilfen. Ein Großteil der Script-Funktionen wird unterstützt. Auch das Kopieren und Einfügen von Bildern in Container-Feldern ist möglich. Dazu kopiert der Anwender Bildmaterial über die Foto-App, Mail oder eine Drittanwendung und fügte diese im Feld ein. Das schnelle Suchen über alle Datenfelder hinweg ist genauso integriert, wie die komplexere Suchmaske inklusive Stellvertreterzeichen.

Natürlich gibt es auch einige Beschränkungen und Besonderheiten in Filemaker Go. Die App ist bisher nicht Multitasking-fähig, daher wird man bei Annahme eines Gespräches oder Wechseln zur Homeseite oder zu einer anderen App komplett von der Datenbank getrennt. Das kann dann auch ein laufendes Script abbrechen. Immerhin merkt sich Filemaker Go die zuletzt geöffneten Datenbanken und Datensätze beim nächsten Aufruf. Andere Einschränkungen betreffen die Funktionalität: Die in Filemaker 11 eingeführten Diagramm und Chart-Funkionen werden noch nicht unterstützt, Drucken ist logischerweise nicht vorgesehen. Etwas ärgerlich aber das Fehlen eines PDF-Exportes: Dadurch wird das Versenden einer Rechnung-PDF von unterwegs unmöglich. Alternativ kann man den Datensatz kennzeichnen und den Rechnungsversand von zu Hause anstoßen. Genug Raum also für eine Version 2 von Filemaker Go. Auch eine direkte Anbindung der iPhone-Kamera wäre dann auf der Wunschliste, um Live-Bilder direkt in der Datenbank einzuladen.

Bildmaterial läßt sich durch “copy and paste” in den Datensatz einfügen/herauskopieren. Auf diese Weise fügt der Anwender ein Bild aus Filemaker beispielsweise in einer Mail ein.

Insgesamt ist Filemaker Go ein großer Wurf, optimal für den mobilen Zugriff auf Filemaker-Datenbanken. Da Filemaker in Desktop- und Serverversionen für Windows und Macintosh verfügbar ist, wird man auf dem Markt so schnell kein flexibleres System finden. Schade aber, dass man für iPhone- (16 Euro) und iPad-App (32 Euro) extra zahlen soll, obwohl die App abgesehen von der Bildschirmgröße praktisch identisch ist.