Einige Agenturen haben ihre Abläufe mutig umgekrempelt, um den Mitarbeitern mehr Freiraum zu ermöglichen. Welche Erfahrungen haben sie damit gemacht?
»Träume von warmen Gefilden« Jan Eppers, Geschäftsführer von Frische Fische in Dresden und Berlin, träumt im Büro von den Stränden Griechenlands, von der Musik und dem leckeren Essen. Die Spontaneität, Emotionalität und Offenheit der Griechen sind für ihn der perfekte Kontrast zum Agenturalltag.
Vor vier Jahren schlug Jan Eppers, Geschäftsführer der PR- und Social-Media-Agentur Frische Fische, seinem Team vor, die 40-Stunden-Woche auf vier Tage zu verteilen, um am freien Tag Zeit für Familie, Freunde und Hobbys zu haben. Von den 17 Mitarbeitern machten 13 mit, obwohl alle zuerst Bedenken hatten, ob sie einen zehnstündigen Arbeitstag auf Dauer durchhalten würden. Zwei blieben bei der alten Regelung, und zwei verteilen die 40 Stunden voll flexibel über die Woche.
Unter dem Motto »Freitags frei« stellte auch Nadine Mohr ihre UX-Design- und Brandingagentur young and hyperactive Mitte 2018 auf eine 4-Tage-Woche um. Allerdings reduzierte sie die Wochenarbeitszeit für die vier Mitarbeiter um vier Stunden, bei voller Bezahlung.
Noch radikaler verordnete sich Digital Enabler seit November 2017 einen 5-Stunden-Tag. In der Digitalagentur wird nun bei gleicher Bezahlung und gleichem Urlaubsanspruch von 8 bis 13 Uhr gearbeitet. »Eigentlich ein sehr starres Modell und sicher nicht der Weisheit letzter Schluss. Aber wir haben es ausprobiert und aus diesem ersten Jahr viele Learnings mitgenommen«, so Gründer Lasse Rheingans.
Höhere Effizienz hat nicht nur Vorteile
Der 5-Stunden-Tag verlangt eine klare Erhöhung der Effizienz. »Es ist, als ob man eine Lupe über die organisatorischen Missstände legt. Schwierigkeiten, die man in einem 8-Stunden-Tag noch umschiffen kann, wirken sich beim 5-Stunden-Modell massiv aus«, so Rheingans. Um derlei Probleme zu klären und alle auf Stand zu bringen, gibt es morgens ein obligatorisches Stand-up – um 9 Uhr, damit auch zu spät kommende Mitarbeiter teilnehmen können.
»Meine Seele soll öfter baumeln« Im Büro träumt Lasse Rheingans, Gründer von Digital Enabler in Bielefeld, von einer Hängematte mit Blick in den Teutoburger Wald – denn in der Ruhe liegt die Kraft. Deshalb hat er in seiner Agentur den 5-Stunden-Tag für alle eingeführt.
Um dasselbe Kontingent wie zuvor zu schaffen, hinterfragt und optimiert Lasse Rheingans kontinuierlich die Prozesse. Dabei entlarvte er Slack als Performancekiller und reduzierte die Kommunikation auf Minimalabsprachen. »Außerdem haben wir Arbeitsschritte wie etwa Angeboteschreiben durch fertige Bausteine quasi automatisiert.« Fürs Projektmanagement nutzt das Team die Atlassian-Tools Jira und Confluence, die mit einem Ticketsystem ausgestattet sind. Dank einer erstklassigen IT-Infrastruktur ist eine sichere Verbindung über ein Virtual Private Network vom Homeoffice aus möglich.
Doch stellte Digital Enabler fest, dass die aus Effizienzgründen fehlenden Privatgespräche sich negativ auf den Teamzusammenhalt auswirkten.
»Das ist natürlich eine Katastrophe, denn wir wollen ja keine Fabrik sein. Wir sind ein Haufen netter Menschen, die mit netten Kollegen coole Projekte machen wollen«, sagt Rheingans. Um gegenzusteuern und das Gemeinschaftsgefühl zu stärken, gab es im vergangenen Jahr zwei interne Workshoptage mit externer Supervision. »Für den Austausch müssen wir noch mehr Raum schaffen.«
Mut zahlt sich aus
Bereut hat die Umstellung keine der Agenturen, im Gegenteil: Die meisten Mitarbeiter haben sich rasch mit der neuen Regelung angefreundet und profitieren davon. Bei Frische Fische betreut eine Kollegin seither ehrenamtlich Geflüchtete und hilft ihnen bei Behördengängen. Eine andere Kollegin hat eine kleine Nebentätigkeit als Fotografin aufgenommen.
Lasse Rheingans freut sich darüber, dass sein Konzept aufgegangen ist und seine Mitarbeiter den gewonnenen Freiraum nutzen und zum Beispiel am freien Nachmittag als Trainer im Jugendfußball tätig sind oder andere soziale Aufgaben übernehmen. Und Nadine Mohr stellt ein Jahr nach Einführung der 4-Tage-Woche fest: »Manchmal sind die Tage sehr lang. Wir rechnen gerade, ob wir inzwischen effizient genug arbeiten, um weitere vier Stunden zu reduzieren.«
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Diese Möglichkeit hätte ich damals auch gerne gehabt. Bevor mein Sohn eingeschult wurde hatte ich, Dank recht flexibler Kita-Zeiten, kein Problem. Meinem Wunsch, die Stunden zu reduzieren, um – wenn auch nur temporär – mehr Zeit für den zukünftigen Erstklässler zu haben und ihn in der ersten Schulphase möglichst gut begleiten zu können, wurde mit dem Satz abgetan:“Teilzeit? Sowas sieht das Konzept der Agentur nicht vor!“. Dankeschön! Wie auch – wenn ich als einzige Mutter sowieso stets auf wenig Verständnis gestoßen bin, wenn der Sprössling auch hin und wieder mal krank wurde – wie das bei Kindern schon mal vorkommt- und ich morgens am Telefon bedrängt wurde, ob nicht doch eine andere Lösung zu finden sei als die, dass ich zu Hause blieb? Keine Worte hierfür im Nachhinein. Letztlich habe ich Glück gehabt und eine Teilzeitstelle gefunden, in der ich als Grafikerin arbeiten konnte. Der Wechsel war der beste Deal, den ich machen konnte, denn von Teilzeit auf Vollzeit war jetzt auch kein Problem und ich kann es jetzt erst wieder ausprobieren. Bei „Nichtgefallen“ darf es Teilzeit weitergehen.
Diese Möglichkeit hätte ich damals auch gerne gehabt. Bevor mein Sohn eingeschult wurde hatte ich, Dank recht flexibler Kita-Zeiten, kein Problem. Meinem Wunsch, die Stunden zu reduzieren, um – wenn auch nur temporär – mehr Zeit für den zukünftigen Erstklässler zu haben und ihn in der ersten Schulphase möglichst gut begleiten zu können, wurde mit dem Satz abgetan:“Teilzeit? Sowas sieht das Konzept der Agentur nicht vor!“. Dankeschön! Wie auch – wenn ich als einzige Mutter sowieso stets auf wenig Verständnis gestoßen bin, wenn der Sprössling auch hin und wieder mal krank wurde – wie das bei Kindern schon mal vorkommt- und ich morgens am Telefon bedrängt wurde, ob nicht doch eine andere Lösung zu finden sei als die, dass ich zu Hause blieb? Keine Worte hierfür im Nachhinein. Letztlich habe ich Glück gehabt und eine Teilzeitstelle gefunden, in der ich als Grafikerin arbeiten konnte. Der Wechsel war der beste Deal, den ich machen konnte, denn von Teilzeit auf Vollzeit war jetzt auch kein Problem und ich kann es jetzt erst wieder ausprobieren. Bei „Nichtgefallen“ darf es Teilzeit weitergehen.