Angebote schreiben: Was muss ich wissen?

Gute Zusammenarbeit braucht eine gute Grundlage. Für Designleistungen ist dies in der Regel ein sauber auf­­ge­­­setztes und vom Kunden bestätigtes Angebot. In ihm legt der Kreative – Freelancer ebenso wie Agentur – seine Leistung, die Kosten sowie Rahmenbedingungen fest. Das klingt einfach, ist es aber nicht unbedingt. Gerade Be­rufs­anfänger und Einzelkämpfer tun sich manchmal schwer mit dem rechtssicheren Formulieren von Ange­boten und allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Hier beantworten wir die wichtigsten Fragen. Los geht’s!

Was muss ich klären, bevor ich ein Angebot schreibe?

Vor der Erstellung eines Angebots sollten Sie nicht nur die wichtigsten Projektpunkte abfragen, sondern auch ein Gespür für den Kunden entwickeln. ­Jochen Rädeker, Mitgründer und Managing Partner der Designagentur Strichpunkt in Stuttgart und Berlin, empfiehlt deshalb eine persönliche Begegnung: »Gerade bei Neukunden ist uns das sehr wichtig – und den Auftraggebern zumeist auch. Denn ob die Chemie stimmt, ist letztlich wichtiger für den Erfolg eines Projekts als der Preis.«

Besteht ein Unternehmen auf ein Angebot ohne Treffen, ist laut Jochen Rädeker Vorsicht geboten: »Solche Anfragen sind oft von den Einkaufsabteilungen getrieben oder beruhen auf konzerninternen Regelungen, nach denen ein Job alle drei Jahre ausgeschrieben werden muss, auch wenn keiner der Beteiligten daran Interesse hat, die Zusammenarbeit mit den bestehenden Partnern zu be­en­den. In solchen Fällen lohnt sich der Aufwand, den ein Angebot erfordert, oft nicht.«

Der Strichpunkt-Chef rät außerdem, nach dem Budget­rahmen zu fragen: »Wenn ich weiß, was der Kunde ausgeben will, kann ich sagen, welche Leistung wir für diesen Betrag er­brin­gen können.« Hat Ihr Auftraggeber keine genaue Vorstellung, sagen Sie ihm, womit er in der von ihm gewählten Größenordnung rechnen muss. Liegen die Vorstellungen zu weit auseinander, können Sie die Verhandlung getrost beenden.

Wie schätze ich den Aufwand für ein Projekt ein?

Für ein realistisches Angebot muss man wissen, wie viel Zeit und Arbeit ein Projekt erfordert. Dabei helfen zum einen Erfahrungswerte (sofern man diese Art von Projekt schon ein paar Mal gemacht hat), zum anderen eine klare Kommunikation mit dem Kunden. »Ich bin zum Beispiel dankbar für einen Hinweis, wenn die Mühlen in ei­nem Konzern sehr langsam mahlen«, meint Jochen Rädeker. Dann kann er entsprechend mehr Zeit einplanen. Denn als Basis für jedes Angebot dient bei Strichpunkt der Stundensatz, der für alle Kunden identisch ist. »Wir bieten jedem unsere bestmögliche Leis­tung zum selben Preis«, erklärt er. »Was variiert, ist die Komplexität der Projekte – dadurch entstehen Mehrkosten.« Konzerne benötigen oft mehr Work­shops, Kundenbefragungen, Abstimmungsschleifen sowie eine Ausarbeitung für eine größere Anzahl von Medien als der Kunde nebenan. Deshalb sollte man im Vorgespräch genau die Arbeitsabläufe und den Umfang des Projekts klären.

Das Ziel ist immer, möglichst genau zu kalkulieren. »Ein Angebot, von dem ich weiß, dass ich es überschreiten werde, ist kein gutes Angebot – und kein guter Start in eine vertrauensvolle und langfristige Kundenbeziehung«, so Jochen Rädeker. Sein Tipp: Bei größeren Projekten ein Angebot nicht nur per Post oder E-Mail verschicken, sondern es in einer Präsentation vorstellen. So kann man Fragen direkt beantworten und Passagen klarer formulieren. Das verbessert die Chancen für ein gemeinsames Verständnis.

Sollte ich für Akquisezwecke in Vorleistung gehen?

Das hängt vom Auftrag ab. »Für ein relativ ein­faches Projekt wie beispielsweise einen Geschäftsbericht soll­te man nicht in Vorleistung gehen«, erklärt Victoria Ringleb, Geschäftsführerin der Allianz Deutscher Designer (AGD). In dem Fall kann man auf ähnliche Jobs im Portfolio hinweisen. Besteht der Kunde dennoch auf Ideen­skizzen, teilen Sie ihm höflich mit, welchen Stundensatz Sie dafür verlangen.