Wie man mit einer smarten Agentursoftware das Projekthandling in den Griff bekommt und gleichzeitig bei der Rechnungsstellung fit für die Zukunft wird.
Das Thema Faktura wird auch heute noch in vielen Agenturen über Standard Büro Officetools oder die sowieso vorhandenen Layoutprogramme gelöst. Was zunächst günstig und praktisch erscheinen mag, endet nicht selten in zahllosen Excel-Listen für die Begleitdokumentation. Auch hinsichtlich der Umsetzung steuerrechtlicher Pflichten ist diese Vorgehensweise zu prüfen und wird in den kommenden Jahren im Hinblick auf e-Rechnungen wenig zukunftsfähig sein.
Projekte im Griff
Dabei kann schon heute eine moderne Agentursoftware, wie ProSonata, ein Segen für den Arbeitsalltag sein. Sie hilft bereits während des Projektlaufs alle relevanten Daten, wie Projektzeiten oder Fremdkosten, zu sammeln, die für eine schnelle und transparente Rechnungsstellung notwendig sind. Es können gesetzte Zeitbudgets einfach im Blick behalten werden. Stets aktuelle Projektauswertungen zeigen auf, ob ein Projekt rentabel geplant ist und auch bleibt. Schon bei diesen Aufgaben bieten die »guten alten Excel-Listen« deutlich weniger Komfort.
Rechnungsstellung kann Spaß machen!
Wurden im Projektverlauf die wichtigen Daten gesammelt, ist die Erstellung einer Rechnung schnell erledigt: entweder auf Basis eines vorhandenen Angebots, durch Einfügen vordefinierter Textbausteine oder der automatischen Übernahme der konkreten Zeiteinträge. Moderne webbasierte Agentursoftware bietet dabei hohen Komfort – und kann wirklich Spaß machen! Ob am großen Desktop-Monitor, am Notebook oder unterwegs mit dem Tablet- durch den webbasierten Ansatz ist das Endgerät und der Ort für die Büroarbeit schlicht egal.
ZUGFeRD, die Zukunft der digitalen e-Rechnung
Seit 2014 kommt das Thema digitale Rechnung in Deutschland zunehmend voran. Mit der Veröffentlichung des ZUGFeRD-Formats steht ein Standard für einen Rechnungsaustausch zur Verfügung, der vom Kleinunternehmen bis zum Großkonzern das ideale Bindeglied darstellt. Basis einer ZUGFeRD-Rechnung ist immer eine PDF-Datei im Archivformat PDF/A-3, die neben dem für den Menschen gewohnten sichtbaren Rechnungsabbild (das weiterhin jedem Corporate Design entsprechen kann) eine automatisiert auswertbare XML-Datei mit allen relevanten Rechnungsdaten enthält.
Das PDF-Format ist damit auch der entscheidende Vorteil: Man kann den Datenteil per Software auswerten und nutzen. Man muss es aber nicht (falls entsprechende Software in Kleinunternehmen nicht vorliegt), sondern kann das Rechnungsbild wie gehabt im PDF-Reader ansehen. Großunternehmen werden für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen zukünftig vermehrt von ihren Lieferanten die Lieferung von ZUGFeRD-Rechnungen einfordern – daher wird es für kleine und mittelständische Unternehmen wichtig, dass die genutzten Faktura-Lösungen Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen können. Office-Programme sind dafür also nur noch bedingt geeignet.
Bei weiteren Fragen oder Tipps zur Arbeit mit einer modernen webbasierten Agentursoftware und zum Einsatz des ZUGFeRD-Formats wenden Sie sich bitte an ProSonata unter page@prosonata.de.
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