Von Berlin bis Bali: wie man ein Projekt standortunabhängig effizient gestaltet und erfolgreich abschließt.
Das Arbeiten in virtuellen Teams wird in Agenturen immer üblicher. Nicht nur Networks versuchen, von einer Zusammenarbeit über Standorte hinweg zu profitieren, auch der Einsatz von Freelancern und Digitalnomaden etabliert sich immer mehr. Dabei geht es zunächst oft um projektbezogene Tätigkeiten, immer häufiger wird das Konstrukt aber zur dauerhaften Lösung.
Wie können Agenturen also mit diesen Herausforderungen umgehen, ohne dass sie dabei an Produktivität einbüßen?
Eine Arbeitsumgebung, die Freiheiten zulässt und gleichzeitig durch eine geregelte und transparente Struktur klare Leitplanken setzt ist die Lösung.
Was im ersten Moment widersprüchlich klingt, ist das Erfolgsrezept einer funktionierenden, virtuellen Teamstruktur.
Im Wesentlichen umfassen die zentralen Themen, auf die hier besonders geachtet werden muss, Ressourcenplanung, Erfassung von Aufwänden, Freigabeprozesse – und natürlich die Kommunikation.
Bei der Projektplanung steht der Projektmanager vor der Herausforderung Text, Design und Programmierung zu planen und zu organisieren. Während das Design in Berlin entsteht, sitzt die Programmierung im Silicon Valley und der freie Texter auf Bali am Strand. Heutzutage keine Seltenheit mehr. Trotzdem muss das Projekt in Time & Budget geliefert werden.
Regelmäßiger Austausch, einfaches Teilen von Briefings, die Möglichkeit zu kommentieren und schnelle und unkomplizierte Aufgabenzuteilung sind hier unerlässlich.
Mit Troi, der webbasierten Lösung für Agenturen, können Sie Projektaufgaben anlegen, mit vorgefertigten Textbausteinen schnell und einfach Briefings erstellen und mit Laufzeiten für die Projektplanung versehen. In der Aufgabenerfassung sehen Sie direkt, welche Ressourcen zur Verfügung stehen und welche Auslastung diese bereits aufweisen. So können Aufgaben effizient verteilt werden –unabhängig davon, wo der Mitarbeiter sich gerade befindet.
Im Kalender und auf dem Troi Schreibtisch werden die Aufgaben dann beim jeweiligen Bearbeiter angezeigt. So weiß jeder Mitarbeiter, was zu tun ist und kann seinen Arbeitstag entsprechend planen.
Die übergreifende Ressourcenübersicht verschafft Ihnen schnell einen Überblick über die Auslastung der verschiedenen Teams oder einzelner Mitarbeiter und über die Projektplanansicht sehen Sie aktuelle Projekte und deren Laufzeiten.
Verschiebt sich eine Deadline für eine Projektaufgabe, so verschiebt sich diese auch in der Projekt- und Ressourcenplanung, und wird so in der Planung von anderen Projekten automatisch berücksichtigt.
Unerlässlich ist in vielen Agenturen auch der Freigabeprozess. Hier ist in der Regel eine schnelle Rückmeldung erforderlich. Was aber, wenn der Verantwortliche nicht immer greifbar ist?
Mit Troi können Sie einfach die E-Mail Funktion für Freigaben aktivieren und der Vorgesetzte erhält eine Benachrichtigung über die ausstehende Freigabe – am Rechner oder auf dem Smartphone.
Durch eine optimierte Ressourcenauslastung und einen einfachen und ortunabhängigen Zugriff auf relevante Informationen und Dokumente ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern eine effiziente und flexible Arbeitsweise, haben aber gleichzeitig immer alle wichtigen Kennzahlen im Blick. So bleiben Ihre Projekte rentabel, in Time und Budget!
Doch zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit gehört mehr als die gemeinsame Bearbeitung von Projekten. Ihren Mitarbeiter muss eine Plattform zum gemeinsamen Austausch geboten werden. Sei es, um unternehmensinterne Announcements zu wichtigen Ereignissen zu veröffentlichen oder ein Bild des letzten Events zu posten. Mit Troi Connect bleiben Ihre Mitarbeiter in Verbindung.
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