So läuft die Auftragsvergabe im öffentlichen Sektor

Ob Ministerium, Behörde, Landesmuseum oder gesetzliche Krankenkasse: Der öffentliche Sektor muss Aufträge ausschreiben. So auch das Senckenberg Naturmuseum in Frankfurt am Main.



In PAGE 10.19 beschäftigen wir uns mit der Blackbox Auftragsvergabe und zeigen, wie Agenturen und Freelancer ihre Chancen erhöhen. Hier ein Beispiel aus dem öffentlichen Sektor, der strengen Schwellenwertregeln folgen muss.

Senckenberg Naturmuseum:
Gebunden an die Vergabeordnung der Länder

Philipe Havlik, Ausstellungsmanager im Stab Zentrale 
Museumsentwicklung der Senckenberg Gesellschaft für 
Naturforschung, Frankfurt am Main

Das Senckenberg Museum folgt der Vergabeordnung der Länder, weil es von Bund und Ländern finanziert wird. Wir Ausstellungsmacher müssen uns also an die hessischen Schwellenwertvorgaben halten. Je größer das Budget, desto komplizierter die Vergaberegeln: Aufträge unter 2.500 Euro können wir freihändig an Dienstleister unserer Wahl vergeben, ab 2.500 müssen wir drei Angebote einholen. Wenn das Budget 10.000 Euro übersteigt, aber unter 50.000 Euro liegt, müssen wir eine freihändige Vergabe mit mindestens fünf Angeboten durchführen und können dann den wirtschaftlichsten Bewerber auswählen. Ganz wichtig: Wirtschaftlich heißt nicht billig! Hierbei geht es um die Abwägung zwischen Qualität und Preis.

Je größer das Budget, desto komplizierter die Vergaberegeln.

Ab 50.000 Euro müssen wir ein mehrstufiges Verfahren machen, bei dem erst ein Interessensbekundungsverfahren erfolgt und dann Angebote eingeholt werden. Diese diskutieren wir ganz transparent in einem Gremium. Bei Aufträgen unter 100.000 Euro gibt es anschließend noch die Möglichkeit, nachzuverhandeln. Alles über 221.000 Euro müssen wir europaweit ausschreiben. Das ist ziemlich aufwändig und kann schon mal drei bis sechs Monate dauern, da es sich um ein mehrstufiges Verfahren mit entsprechenden Fristen für Ausschreibung und Einspruch handelt. Hier gibt es verschiedene Online-Vergabeplattformen, wir nutzen SUP-Report ELVIS (Elektronisches Vergabeinformationssystem). Insgesamt betrifft das aber nur 25 Prozent all unserer Dienstleistungsaufträge – und so gut wie nie gestalterische Aufträge.

Konkret für Gestaltungsprojekte bedeutet das: Designaufgaben für ganze Ausstellungsbereiche inklusive Ausführungsplanung und Bauüberwachung liegen üblicherweise im Bereich über 50.000 Euro und erfordern ein mehrstufiges Ausschreibungsverfahren. Kleinere Umfänge unter 10.000 Euro betreffen vor allem grafische Dienstleistungen wie ein Grunddesign. Diese Aufträge können wir freihändig vergeben, müssen aber mindestens fünf Anbieter anfragen. Noch kleinere Beträge fallen nur bei einzelnen Infografiken oder Designmodulen an – die können wir an Gestalter unsere Wahl vergeben.

Bei großen Projekten legen wir vorab intern fest, nach welchen Kriterien wir bewerten und wie wir sie gewichten.

Die Entscheidung für einen Dienstleister fällen wir gemeinsam mit Vertretern aus dem Beschaffungsmanagement. Dabei kümmern sich diese ums Administrative und schauen auch auf den Preis. Wenn wir Ausstellungsmacher uns für einen Anbieter entscheiden, der wesentlich teurer ist als die anderen, müssen wir das gut begründen. Bei großen Projekten legen wir vorab intern fest, nach welchen Kriterien wir bewerten und wie wir sie gewichten – also wie wichtig der Preis ist, die kreative Idee oder Kriterien wie Nachhaltigkeit et cetera. Das ist notwendig für die Rechnungsprüfung und schützt vor Compliance-Problemen.

Wir arbeiten sowohl mit großen als auch mit kleinen Agenturen zusammen. Für besonders umfassende oder zeitkritische Projekte greifen wir auf größere, bekannte Dienstleister zurück, bei denen wir sicher sind, dass sie das stemmen können. Ich beauftrage aber auch gerne Newcomer, die neue Ansätze und Perspektiven miteinbringen und sich dann mit uns weiterentwickeln können. Pro Jahr schreiben wir vier bis fünf Projekte für Gestalter aus, in der Hauptphase des laufenden Umbaus werden es voraussichtlich mehr. Die Ausschreibungen findet man auf der Vergabeplattform des Landes Hessen.


Weitere Einblicke in das Mysterium Auftragsvergabe in Unternehmen und im öffentlichen Sektor lesen Sie in PAGE 10.19, die Sie hier bestellen können!

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