Für viele Agenturen ist Remote Work zwar nichts Neues, aber in diesem Ausmaß doch ungewöhnlich. Wichtig ist, die Anbindung zum Team nicht zu verlieren!
Fast alle Mitarbeiter im Home Office, Kommunikation über digitale Tools und Konferenzen im Video-Chat: So bewältigen Kreativagenturen den Arbeitsalltag während der Corona-Krise.
Studio Oeding, Hamburg
Katrin Oeding im Home Office
Seit Montag sind alle Mitarbeiter im Home Office. Wir koordinieren uns über Projektmanagement-Tools (Troi, Trello) und haben einen Firmenchat für kleine Abstimmungen eingerichtet. Jeden Tag telefonieren wir im Team am Anfang und Mitte des Tages, um die Aufgaben und den Arbeitsfortschritt zu besprechen sowie Aufgaben zu koordinieren. Unsere Motivation ist hoch und wir sind in einigen aktuellen Projekten mittendrin, die konstant weiter geführt werden. Unsere Kunden gehen so vor wie wir und wir haben mit allen einen produktiven, herzlichen Austausch. Klar ist es eine Herausforderung, doch mit den Arbeits- und Kommunikationstools und dem guten alten Telefon ist das kein Problem. Der gute Teamspirit und die tolle Zusammenarbeit mit unseren Kunden sind unsere wichtigste Währung dieser Tage!
Mein Tipp an alle neuen Home-Officer: Behaltet Euren Tagesablauf bei, d.h. Eure Routinen. Geht auch raus und nutzt weniger den Chat, sondern eher mal das Telefon oder Videotelefonie, um den persönlichen Kontakt weiter zu pflegen und sich nicht selbst zu isolieren.
Auch wenn wir als Unternehmen aufgrund unserer ohnehin sehr digitalen Arbeitsweise gut aufgestellt sind, stellt uns die gegenwärtige Situation natürlich trotzdem vor eine große Herausforderung. Wir arbeiten derzeit zu 100% im Home Office und haben alle täglichen Kunden- sowie Teammeetings mittels Video Calls oder Slack sehr gut organisiert. Dennoch fehlt es natürlich an dem persönlichen Austausch, der sonst bei einem Kaffee in der Office Küche oder auf dem Flur stattfindet. Da wir in Teams strukturiert sind und einen sehr kollaborativen und persönlichen Umgang auf allen Ebenen pflegen, fällt uns die Situation operativ zwar leicht, stellt uns aber aus kultureller Sicht vor eine Herausforderung. Deswegen tauschen wir uns bei einem täglichen 17-Uhr-Happy-Hour-Hangout kurz über den Tag aus, gibt es eine Collaborative Spotify Playlist, um keinesfalls den Sound aus dem Office zu vergessen, oder wir teilen witzige Fotos von zuhause. Unsere Under-The-Desk Insta-Story ist bereits legendär…
Alexander El-Meligi, Managing Partner & Creative Director, demodern.de
hw.design, München
Anna-Lena Zepmeisel, Junior Designerin Digital bei hw.design, in ihrem Home Office
Wir haben seit zwei Wochen einen Notfallplan: Wir haben Ansprechpartner für die Situation definiert, einen Slack-Kanal mit wichtigen Infos zum Thema Corona eingerichtet, alle Kollegen haben einen VPN-Zugang bekommen und sind von zuhause aus arbeitsfähig. Aktuell sind etwa 9 Kollegen in der Agentur, die nicht mit dem ÖPNV anreisen, und auch mit genügend Abstand zueinander arbeiten. Es steht aber jedem frei zum Arbeiten in die Agentur zu kommen oder dies von zuhause aus zu tun. Um etwas Struktur in dieser agilen Arbeitswelt zu behalten, sind wichtige Video-Termine für die Woche eingeplant. Wir versuchen unser MondayMonday als Hangouts Meet zu starten. Ich bin gespannt, wie das wird.
Falko Ohlmer, Managing Director bei Arndt Benedikt, in seinem Home Office in Hamburg
Wir haben unser gesamtes Büro auf Home Office umgestellt, lediglich 3 Personen, die in Laufnähe des Büros wohnen, arbeiten noch dort. Ich bin im Hamburger Home Office. Ich bin sowieso immer viel unterwegs. Deshalb können wir auf unsere digitalen Tools zurückgreifen, mit denen ich eh mit meinem Team in Verbindung stehe, wenn ich nicht in Frankfurt bin (also Zoom, Slack, Trello). Unser Team besteht aus 12 Leuten, die fest in unserem Frankfurter Büro sitzen. Wir haben aber auch ein paar Satelliten in unserem Team (Redakteure und Coder), die auch sonst mit uns digital-virtuell vernetzt sind. Es ist also keine große Neuigkeit für uns, so zu arbeiten.
Ich selbst habe keine Kinder, aber heute ist bei unserem morgendlichen Daily die Tochter einer Mitarbeiterin durch den Videocall (Zoom) gelaufen – und durfte natürlich auch etwas sagen.
Die Sicherheit unserer Kunden, unserer Mitarbeiter und die Sicherheit der von uns betreuten Projekte steht bei uns an erster Stelle. Als Agile Agentur sind wir nicht an feststehende Büro-Arbeitsplätze gebunden. Unsere Mitarbeiter sind weltweit im Einsatz und mit mobilem Equipment ausgestattet. Alle Projektdokumente sind zentral auf unseren eigenen Servern abgelegt und gleichzeitig weltweit erreichbar. Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgt für Sicherheit und ist TISAX auditiert. Durch unser Qualitätsmanagement System (ISO 9001:2015) legen wir in allen Projekten Wert auf absolute Transparenz und Nachvollziehbarkeit in jedem Projektdetail. In unserem Risikomanagement sind sowohl die Ersatzregelungen für Projekte abgebildet, als auch die sogenannte Business Continuity Planung für alle administrativen Bereiche.
Kurz zusammengefasst: Unser Team kennt und praktiziert Mobile Office und ist dezentrales Arbeiten gewohnt. Unsere Infrastruktur ist abgesichert und alle Mitarbeiter freuen sich auf weitere Projekte von und eine gute Zusammenarbeit mit unseren Partnern und Kunden.
Bei uns steht der Mensch im Zentrum – und seine Gesundheit im Vordergrund. Corona hält uns alle in Atem und wir haben uns entschieden, in allen Bereichen aktiv zu werden, um für unsere Kunden handlungsfähig und erreichbar zu bleiben und unsere Mitarbeiter*innen zu schützen. Alle wirDesign-Kolleg*innen befinden sich zunächst bis zum 19. April 2020 wegen der Corona-Pandemie im Home Office und arbeiten von dort aus. Wir folgen damit der Empfehlung von zahlreichen Experten, um aktiv weiteren Ansteckungen entgegenzuwirken und die Kurve der Neuinfektionen flach zu halten.
Technisch gesehen ist Home Office kein Problem, da es zum alltäglichen Bestandteil der wirDesign-Arbeitskultur gehört und von den Kolleg*innen bereits seit Jahren eigenständig genutzt wird. Wir arbeiten seit über 20 Jahren intern standortübergreifend in interdisziplinären Teams und unsere Kunden sind bundesweit und über mehrere Länder verteilt. Für die Kommunikation nutzen wir deshalb alle gängigen digitalen Tools für Video- und Telefon-Konferenzen, Screensharing, collaboratives Arbeiten und sind Fans von Microsoft Teams – manchmal faxen wir sogar noch.
Jede(r) wirDesigner*in kann sich mit Laptop auf dem Server einwählen, wir nutzen Microsoft Teams für die schnelle Chat-Kommunikation und für das Videoconferencing, morgen findet sogar (ein eigentlich offline geplanter) Workshop per Teams und einiger weiterer Kollaborationstools statt. Die Mütter und Väter in unserem Team stehen jedoch vor der besonderen Herausforderung, Home Office und Home Schooling unter einen Hut zu bekommen – Tag drei zeigt jedoch, dass auch das machbar ist!
Seit Anfang der Woche arbeiten wir, wie fast alle unsere Kolleg:innen, aus dem Home Office und organisieren uns via Mail und Videochat – auch mit unseren Kunden. Glücklicherweise haben wir im Moment genügend Projekte zu bearbeiten. Parallel nutzen wir die Zeit aber auch, um unser Portfolio auf den neuesten Stand zu bringen und eine Akquiseaktion zu entwickeln, damit wir für die Zeit nach der Krise gut aufgestellt sind.
Der 12. März leitete bei Factor die Wende ein. Warum, kann ich nicht sagen, aber an diesem Tag erfuhr die Krise bei uns eine dramatische Beschleunigung. Das Ende der Hamburger Skiferien stand vor der Tür – der Rückreiseverkehr aus den Skigebieten verhieß nichts Gutes. Die Schließung der Schulen stand im Raum. An diesem Tag haben wir alle geplanten Reisen und alle Frühjahrstermine der Factor Studiogespräche abgesagt. Dann kurz in die Füße geatmet und den nicht existierenden Notfallplan entwickelt. Unser externer IT-Support stellte dasselbe fest: Seine anderen Kunden wurden wie wir, am 12. März plötzlich hektisch. Schnell wurden alle Laptops mit VPN-Tunneln ausgestattet und die bereits erprobte Video-Call-Lösung bei allen Factorianern installiert. Am 16. März war das Office noch halb gefüllt, ab dem 17. März, bis auf eine Ausnahme leer. Wir haben uns umgehend den neuen Gegebenheiten angepasst, denn bekanntlich ist es ja Zuhause am schönsten. Und an die neue Form, wie wir ab jetzt miteinander kommunizieren, werden wir uns schnell gewöhnen müssen, da sie in dieser noch nie dagewesenen dynamischen Situation, wie sie die Bundeskanzlerin bezeichnete, alternativlos ist.
OPEN bleibt open. Wir sind eine virtuelle Agentur in Hamburg und Berlin, die ausschließlich mit Freelancern arbeitet. Wir sind bestens gerüstet für die kommenden Wochen, schließlich arbeiten wir seit über drei Jahren erfolgreich, schnell und mit einer Menge Spaß so, wie andere Agenturen es erst jetzt unter Virusdruck üben. ‘Distant creating‘ und ‘distant producing’ ist bei uns an der Tagesordnung und wir sind und bleiben open für alles, was kommt. Bleibt gesund!
Home Office von Teresa KösterRalf Grauel im Home OfficeHome Office von Jana Mohr
Update
Der Anbieter troi bietet die Implementierung seiner Agentursoftware derzeit komplett online und kostenlos an, um Agenturen dabei zu unterstützen, produktiv zu bleiben.
Falls jemand noch eine professionelle Alternative zu Trello aus DE für’s Homeoffice sucht (Projekte nach Kunden sortiert, gehostet in DE, persönlicher Support usw.): schaut euch doch mal awork.io an. Für alle, die aktuell schnell umsteigen müssen, stellen wir awork gern kostenfrei zur Verfügung, bis sich alles wieder etwas beruhigt hat, damit ihr sinnvoll weiterarbeiten könnt.
Falls jemand noch eine professionelle Alternative zu Trello aus DE für’s Homeoffice sucht (Projekte nach Kunden sortiert, gehostet in DE, persönlicher Support usw.): schaut euch doch mal awork.io an. Für alle, die aktuell schnell umsteigen müssen, stellen wir awork gern kostenfrei zur Verfügung, bis sich alles wieder etwas beruhigt hat, damit ihr sinnvoll weiterarbeiten könnt.