DesignOps: Making Design Work
Auf einmal reden alle von DesignOps – aber was ist das eigentlich genau? Wir haben das Buzzword unter die Lupe genommen und zeigen, wie man Design in Unternehmen integriert und koordiniert.
Zwischen Design und Business – wer macht’s?
DesignOps Manager sorgen dafür, dass sich Designer auf ihre kreative Arbeit fokussieren können. In der Position selbst findet aber meist keine handwerkliche Designarbeit mehr statt. Dennoch haben die meisten DesignOps-Verantwortlichen eine klassische Designausbildung – wie auch Design Manager und Design Leader. »Viele Führungskräfte in Unternehmen, zum Beispiel in Marketing oder HR, haben einen BWL- oder VWL-Hintergrund. Design ist im Kontext der digitalen Produktentwicklung als Abteilung und Funktion aber noch so neu, dass es von den meisten nicht verstanden wird. Wir brauchen speziell in der Design Leadership entweder Designer, die sich die nötige Führungskompetenz aneignen, oder klassische Manager, die sich mit dem Thema Design auseinandersetzen und es wirklich begreifen«, sagt Katharina Koberdamm.
DesignOps Manager müssen also die Sprache des Business verstehen und sprechen – denn Design ist für Unternehmen kein Endziel, sondern immer Mittel zum Zweck. Daher tun sie gut daran, den Einfluss von Design auf den wirtschaftlichen Erfolg zu messen und zu belegen, etwa indem sie allgemeine und objektive Designprinzipien definieren, Kundenbewertungen einholen oder Time-to-Market-Ziele setzen und einhalten. Ganz vermeiden lassen sich Spannungen zwischen Design und anderen Managementdisziplinen aber kaum, weshalb DesignOps Manager ein Händchen für Stakeholder-Kommunikation brauchen, also vermitteln können und diplomatisch sein sollten – aber gleichzeitig keine Angst davor haben, anzuecken, wenn es darum geht, dem Designteam den Rücken zu stärken.
Wie entwickelt sich DesignOps weiter?
Um das Thema DesignOps hat sich eine rege Community entwickelt, die in Blogposts und auf Konferenzen wie dem DesignOps Summit in New York ihre Probleme und Lösungen teilt, um voneinander zu lernen. Dort sprechen Vertreter von Konzernen wie TripAdvisor, IBM, Visa, Uber oder MailChimp über Erfolgsmessung oder Karriereentwicklung, aber auch über Arbeitskultur oder den Umgang mit Ambiguität. Zudem gibt es UX-Beraterinnen wie Katharina Koberdamm, die international tätige Nielsen Norman Group und Strategieberatungen wie McKinsey oder Prenew, die beim Aufsetzen und Entwickeln von Inhouse-Designabteilungen unterstützen. Auch einige Hochschulen bieten Studiengänge an, die Design und Wirtschaft kombinieren und auf eine Laufbahn als Design Manager vorbereiten, etwa die Masterstudiengänge Innovation Design Management an der University of Applied Sciences Europe, Strategische Gestaltung an der Hochschule für Gestaltung Schwäbisch Gmünd und Design Management an der Mediadesign Hochschule in München, Düsseldorf und Berlin.
DesignOps ist eine junge Disziplin und so ergeben sich immer wieder neue Fragen, neue Tools und Prozesse zum Ausprobieren oder Best Cases, die anregen, die eigene Strategie zu hinterfragen. Je mehr eine Designorganisation wächst, desto eher wird es zudem nötig sein, die DesignOps-Abteilung auszubauen und die Aufgaben auf mehrere Köpfe zu verteilen. Und mit ResearchOps steht schon die nächste Stabsstelle in den Startlöchern, die sich vor allem für Unternehmen im Digital Product Design ab einer gewissen Größe lohnen könnte. Egal ob Konzern oder Start-up: Es braucht Geduld und Einfühlungsvermögen, um Design in einem Unternehmen zu etablieren, gepaart mit einer großen Portion Organisations- und Kommunikationstalent. DesignOps kann hier einen deutlichen Mehrwert leisten. Jetzt gilt es nur noch, die CEOs davon zu überzeugen!
The Design Leadership Framework von Katharina Koberdamm
Diese Aufgaben(bereiche) umfasst Design Leadership in Unternehmen:
Strategy
Hierunter fällt das Erarbeiten einer Vision und einer Strategie für die Weiterentwicklung der Designabteilung sowie die Ausrichtung der eigentlichen Designarbeit. Dazu zählen auch
das Auswählen und Managen der notwendigen Initiativen, um die Strategie umzusetzen, sowie das kontinuierliche Messen und Optimieren aller Maßnahmen.
Experience
Dieser Bereich beschäftigt sich damit, wie Design die kundenzentrierte Innovation von Produkten und Services unterstützt und eine ganzheitliche Customer Experience sicherstellt. Es wird definiert, was gutes Design für das Unternehmen bedeutet und wie es aussieht. Außerdem geht es um die Führung in kreativen Fragen und das Treffen relevanter Designentscheidungen.
Operations
Hier ist DesignOps verortet, also die Definition von Organisationsstrukturen, Designabläufen oder Tools, die das Umsetzen und Skalieren der alltäglichen Designarbeit unterstützen. In diesem Bereich schafft Design Leadership die Voraussetzungen und das Arbeitsumfeld, damit das Designteam kreativ und effizient arbeiten kann.
Enterprise
Auf Konzernebene geht es darum, die Arbeit der Designabteilung mit anderen Geschäftsbereichen und Stakeholdern in Einklang zu bringen und das Thema Designkultur zentral zu verankern. Dazu zählt auch, Designkompetenzen für andere Geschäftsbereiche sichtbar zu machen und das Designteam innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu vertreten.
Team
Dieser Bereich kümmert sich darum, das Designteam aufzubauen und zu führen. Dazu gehört, eine inspirierende und vertrauensvolle Teamkultur zu fördern, Probleme im Team zu lösen und klar definierte Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten anzubieten. Weitere wichtige Aufgabenfelder sind Neueinstellungen und Onboarding-Prozesse.
The Bigger Picture
Damit DesignOps erfolgreich arbeiten kann, muss der größere Rahmen stimmen. Ein Exkurs über Design Leadership
Design Leadership beschreibt ähnlich wie Design Management eine Position, die eine ganzheitliche Verantwortung für Design im Konzern trägt. Sie definiert, ob Design als reiner Dienstleister wahrgenommen wird, der erst bei der Exekution zum Einsatz kommt, oder als Game Changer, der Einfluss auf Geschäftsmodelle hat. Ein Design Lead ist auf Geschäftsführungsebene dafür verantwortlich, eine Kultur im Unternehmen zu etablieren, die Designer wertschätzt und ihnen die Möglichkeit gibt, ihre Fähigkeiten für etwas Größeres einzusetzen als die Entscheidung, ob ein Button grün oder rot sein soll. »Design Leadership basiert auf der Fähigkeit, ein disziplinär diverses und geografisch verteiltes Team zu leiten sowie ein starkes Gefühl der Verbundenheit mit anderen Abteilungen zu schaffen«, erklärt Alexander Krieg, Designexperte und Partner bei McKinsey.
Besonders in traditionellen deutschen Mittelstandsunternehmen haben Design Leads noch einiges zu tun, um den Culture Gap zwischen Design und Business zu überbrücken. Insofern ist Design innerhalb von Unternehmen immer auch Change Management. Deshalb ist es besonders wichtig, dass Design Leader die volle Unterstützung der Konzernspitze haben. Das gibt ihnen die Freiheit, eigene Prozesse aufzusetzen, und verleiht ihnen die notwendige Autorität im Umgang mit anderen Managementdisziplinen wie dem strategischen Marketing. DesignOps kann ein Teil der Aufgaben eines Design Leads sein, der aber je nach Größe und Komplexität des Unternehmens an eine andere Person (oder ein ganzes Team) ausgelagert ist.
Welche Bereiche und Aufgaben Design Leadership genau umfasst, hat die Designdozentin und UX-Expertin Katharina Koberdamm in ihrem Design Leadership Framework festgehalten (siehe oben). Auf Basis von Literaturrecherchen und Gesprächen mit Design Leads erarbeitete sie ein Modell, das sie stetig weiterentwickelt. In der aktuellen Version umfasst es die fünf Bereiche Strategy, Enterprise, Team, Operations und Experience. Jedem davon sind bestimmte Aufgaben und Verantwortlichkeiten zugeordnet (siehe unten). Mithilfe dieses Frameworks können Designabteilungen Design Leadership besser verstehen, den Status quo analysieren und herausarbeiten, in welchen Bereichen sie etwas verändern müssen. Als Beraterin kann Katharina Koberdamm sie dabei mit entsprechenden Methoden und Best Practices unterstützen.
Ab einer bestimmten Größe und Komplexität braucht es explizite Rollen, die sich um die operativen Abläufe kümmern
Katharina Koberdamm, UX-Expertin und Designdozentin, Berlin
DesignOps in der Praxis
Wie unterschiedlich Unternehmen DesignOps integrieren – und benennen – zeigen wir anhand der Cases Beiersdorf (Nivea), Wunder Mobility und Stiebel Eltron.
Beispiel: Design Management bei Beiersdorf AG (Nivea), Hamburg
»DesignOps ist eine gute und wichtige Schlüsselfunktion, die ein Posten innerhalb eines Designmanagementteams sein kann«, sagt Corinna Asmus, Global Head of Nivea Design bei Beiersdorf in Hamburg. Gemeinsam mit ihrem Team entwirft sie die strategische Designvision der Marke Nivea und ist zuständig dafür, dass die Designrichtlinien weltweit eingehalten werden. Dafür stellen sie Trainings und Toolsets zur Verfügung, etwa um Designs daraufhin zu analysieren, ob sie on brand sind. Klassisches Designtagesgeschäft wie Packaging Design wird zusammen mit externen Kreativpartnern, Agenturen wie Freelancern, entwickelt und vom verantwortlichen Brand- und Designmanager kollaborativ gesteuert.
Asmus’ Team umfasst vier feste und zwei freie Mitarbeiter, die alle ausgebildete Designer sind und in der Beiersdorf-Zentrale in Hamburg sitzen. Eine ausgewiesene DesignOps-Funktion gibt es zwar nicht, »aber letztlich ist es genau das, was wir tun«, so Corinna Asmus. Jede Designmanagerin ist verantwortlich für bestimmte Produktkategorien, die sie eigenständig betreut, vom Markendesign bis hin zur Exekution. Corinna Asmus verantwortet die Designqualität und -konsistenz produktübergreifend. Einmal im Jahr findet zudem ein Teamworkshop statt, bei dem die Designer gemeinsam Erfolge und Ziele definieren, auch was ihre Rolle innerhalb des Konzerns betrifft.
Als Designmanagerin muss man laterale Führung beherrschen, also innerhalb des Konzerns andere Menschen aus Designsicht fachlich anleiten können
Corinna Asmus, Global Head of Nivea Design bei Beiersdorf in Hamburg
»Im Vergleich zu anderen Funktionen ist Design Management noch recht jung und muss noch weiter etabliert werden«, so Corinna Asmus. Bei Recruiting und Mitarbeiterentwicklung arbeitet sie eng mit der HR-Abteilung zusammen. »Als Designmanagerin muss man laterale Führung beherrschen, also innerhalb des Konzerns andere Menschen aus Designsicht fachlich anleiten können«, sagt sie – und in Bewerbungsgesprächen betont sie zudem, dass Designer eine gewisse Lust an Konzernpolitik mitbringen sollten.
Beispiel: Head of Design und Designteam bei Wunder Mobility, Hamburg
Fred Fahlke (ganz links im Bild) ist seit Juni 2019 Head of Design bei Wunder Mobility in Hamburg. Das Unternehmen entwickelt Technologien für nachhaltige Mobilitätslösungen, die sie als White-Label-Produkte an Sharing-Anbieter wie emmy oder Miles vertreibt. In seiner jetzigen Position greift Fred Fahlke auf Erfahrungen zurück, die er als Product Designer bei Instagram und Google Nest gesammelt hat. Dabei ist Fahlke wichtig, seinem Team die Learnings aus den USA nicht einfach überzustülpen, sondern sie entsprechend anzupassen.
Derzeit beschäftigt Wunder Mobility fünf Creative Designer, die sich um Branding, Office Design, Events, Werbung und die Unternehmenswebsite kümmern, sowie neun Product Designer. Diese sitzen dezentral in funktionsübergreifenden Produktteams – eine Struktur, mit der Fred Fahlke im Silicon Valley gute Erfahrungen gemacht hat und von der er sehr überzeugt ist aufgrund der kurzen Kommunikationswege und Abstimmungen im Team. Design ist bei Wunder Mobility also tief in den Produktentwicklungsprozess integriert.
Um der Isolation der einzelnen Designer vorzubeugen, ist der Austausch innerhalb des Designteams ein Hauptfokus von Fred Fahlkes Arbeit. Dafür hat er zum einen Slack-Channels eingerichtet, in denen das Team Organisatorisches wie Abwesenheiten, aber auch Inspiration und Feedback teilt. Zum anderen gibt es verschiedene Termine, bei denen das Team zusammenkommt. Getreu dem Motto »start and end the week together« findet montags ein Kick-off-Meeting mit Projekt-Updates statt und freitags ein Teamtreffen, das der gemeinsamen Reflexion und zum allgemeinen Austausch dient. Dazu kommt die dienstägliche Designkritik, bei der jeweils drei Projekte besprochen werden und sich Kollegen gegenseitig konstruktives Feedback geben.
Für noch mehr Transparenz sorgt zudem ein allgemeiner Feed, in dem die Designer ihre Arbeit dokumentieren und der für das gesamte Unternehmen einsehbar ist. Der Anfang war nicht ganz leicht, wie Fahlke zugibt, aber mittlerweile wird der Kanal gut genutzt. »Es mag kitschig klingen, aber Transparenz und Kommunikation sind meiner Meinung nach die Schlüsselelemente für gute Zusammenarbeit und erfolgreiches Management. Lieber zu viel kommunizieren als zu wenig!« Gerade bei einem jungen, schnell wachsenden Unternehmen komme es immer mal wieder zu Missverständnissen. Dies könne man verhindern, indem man viel miteinander spricht und Routinen etabliert.
Kommunikation hilft auch dabei, den Wert von Design bekannter zu machen. Denn selbst in einer jungen Firma wie Wunder Mobility besteht die Gefahr, dass die Disziplin als rein ausführende Instanz wahrgenommen wird. »Wir wollen, dass die Kollegen nicht mit Antworten zu uns kommen, die wir umsetzen sollen, sondern mit Problemen, die wir dann gemeinsam lösen«, so Fred Fahlke. Dafür setzt sein Team auf das Involvement der anderen Bereiche, lädt etwa Außenstehende zur Designkritik ein, um mehr Verständnis für die Arbeit von Design zu schaffen, und kümmert sich darum, dass bei unternehmensweiten Meetings regelmäßig Designthemen auf der Agenda stehen. Zusätzlich machen sie Design Sprints mit Teilnehmern aus verschiedenen Teams, um ihnen Design Thinking nahezubringen.
Mit dem Wachstum des Designteams (im Juni 2019 waren es noch sieben Mitarbeiter) verstärkt sich bei Fred Fahlke der Wunsch nach einer dedizierten DesignOps-Stelle, die sich um Themen wie Tools, Designsysteme und Support für die einzelnen Produktteams kümmert. Derzeit arbeitet er mit seinem Team an einer entsprechenden Rollenbeschreibung, um die Geschäftsführung zu überzeugen. »Es soll eine erfahrenere Designerin sein, die analytisch und übergreifend denkt, aber auch mal hands-on aushelfen kann. Ziel ist es, unsere Abläufe schneller, reibungsloser und unabhängiger zu machen«, erklärt Head of Design Fred Fahlke.
Transparenz und Kommunikation sind die Schlüsselelemente für erfolgreiches Management. Lieber zu viel kommunizieren als zu wenig!
Fred Fahlke, Head of Design bei Wunder Mobility in Hamburg
Beispiel: Unternehmen und externes Designstudio Stiebel Eltron, Holzminden, und Phoenix Design, Stuttgart
Im Zuge eines neuen Markenauftritts überarbeitete der Haustechnikhersteller Stiebel Eltron gemeinsam mit dem Design- und Innovationsstudio Phoenix Design auch das physische und digitale Produkterlebnis. Die Herausforderung ist nun, dieses weltweit über alle Produktkategorien – vom Durchlauferhitzer über Wärmepumpen bis zu Lüftungsanlagen – und digitalen Services wie die App MyStiebel anzuwenden. »Dabei spielen sowohl Visual als auch Product und Interaction Design eine maßgebliche Rolle», so Claus Kroll-Schlüter, Head of Marketing bei Stiebel Eltron. Das Unternehmen beschäftigt keine eigenen Designer, kooperiert aber sehr eng mit dem Team von Phoenix Design – erste Ansprechpartnerin ist Design Business Managerin Claudia Tietge, die den Key Account verantwortet. Gemeinsam arbeiten sie insbesondere daran, die einfache Bedienung der technischen Produkte zu realisieren.
Neben dem Head of Marketing ist Stephan Pähler, Leiter des Produktmanagements, wichtigster Ansprechpartner der Agentur. Gemeinsam wurden strategische Ziele formuliert, um die Designsprache unternehmensweit zu etablieren. Die einzelnen Projektteams beider Seiten arbeiten dabei partnerschaftlich zusammen, denn hier sollte alles ineinandergreifen: »Produktmanagement, Design, Entwicklung und Marketing – alle müssen als Team ein Ziel verfolgen und Prozesse abstimmen, um so ein Projekt umzusetzen«, erklärt Claudia Tietge. Ein ganzheitliches userzentriertes Markenerlebnis über alle Produkte und Plattformen zu erschaffen, bedeute, produktübergreifend zu denken und zu handeln – und zugleich die Menschen über die Projekte hinaus zusammenzubringen. »Dafür ist die Unterstützung der Geschäftsführung elementar«, so Tietge. »Damit konsistentes Design in allen Abteilungen und Projektteams gelebt wird, ist es wichtig, dass die Geschäftsführung das Projekt zu 100 Prozent unterstützt und die Bedeutung für das Unternehmen klar kommuniziert. Konsistentes Design ist Chefsache.«
Damit Design gelebt wird, ist es wichtig, dass die Geschäftsführung das Projekt zu 100 Prozent unterstützt und die Bedeutung für das Unternehmen klar kommuniziert
Claudia Tietge, Design Business Managerin bei Phoenix Design, Stuttgart
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Dazu gibt es eine Linkliste mit im Text erwähnten Quellen und weiterführende Informationen:
Linkliste
- Design Leadership Framework von Katharina Koberdamm
- InVision: DesignOps Handbook
- Nielsen Norman Group: DesignOps 101
- Prenew: Strategieberatung
- McKinsey Design: Beratung und Studien
- Dave Cunningham: Designing DesignOps – My first six months as a DesignOps manager
- Peter Merholz und Kristin Skinner: Org Design for Design Orgs (Buch)
- DesignOps Conference in Manchester
- Dave Malouf: An Introduction to Design Operations
Studiengänge
- New Design University, St. Pölten: Bachelor Management by Design
- Hochschule Luzern: Bachelor Design Management
- Mediadesign Hochschule: Master Design Management
- AMD Akademie für Mode & Design: Bachelor Innovationsmanagement und Design
- University of Applied Sciences Europe: Master Innovation Design Management
- Hochschule für Gestaltung Schwäbisch-Gmünd: Master Strategische Gestaltung
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