Agenturen im Umbruch: Lessons we’ve learned
Viele Agenturen haben Kurzarbeit angemeldet, kämpfen mit wegfallenden Budgets und auf Eis gelegten Projekten. So schwer die Situation für die Kreativbranche gerade ist, die meisten Agenturen gehen mit der Krise mutig und lösungsorientiert um und haben ihre Strategie neu justiert – nicht nur, um für kommende Krisen gewappnet zu sein. Worauf es dabei ankommt.
1. Homeoffice funktioniert!
Kreativ arbeiten zu Hause am Küchentisch? Das fanden bislang nicht alle Agenturchefs gut. Dann war es plötzlich die einzige Alternative und siehe da: Dank Kollaborationstools wie Teams, Zoom oder Slack funktionierte es erstaunlich gut. Vor allem bei denjenigen, die ihre Infrastruktur bereits auf Remote Work ausgerichtet hatten. Bei der Designagentur Fuenfwerken etwa, die dank der drei Standorte Wiesbaden, Berlin und München schon gut trainiert war. Oder auch bei Mutabor in Hamburg. »Es gehört heute zu einem attraktiven Arbeitgeber, dass er Homeoffice ermöglicht«, so Burkhard Müller, Chief Digital Officer bei Mutabor. »Unseren 3D oder Motion Designern, die viel rendern müssen, haben wir die Workstations nach Hause gebracht, bei allen anderen hieß es einfach, Laptop einpacken und wer wollte, konnte sich einen Bildschirm mitnehmen.«
Schnell stellten sich überraschende Erkenntnisse ein: »Die Produktivität und Effizienz stiegen in allen Projekten mit klaren Verantwortlichkeiten und Prozessen enorm; überall, wo Unklarheiten herrschten, dauerte es zu Anfang länger«, so Müller. Denn im Homeoffice kann man für eine Frage nicht mal eben über den Schreibtisch rufen, sondern muss einen Termin einstellen und sich abstimmen. »Interessant auch, dass plötzlich jeder, vom Kreativdirektor bis zur studentischen Aushilfskraft, sich Gedanken darüber macht, wie das eigene Handeln das Unternehmen vorwärtsbringt.«
Natürlich hat Remote Work auch Nachteile: Neben technischen Hindernissen – »Hört ihr mich?«, »Seht ihr meinen Screen?« – passiert es schnell, dass die eher stillen Kollegen übersehen werden. Und gerade bei schlechten Internetverbindungen verliert sich der Augenkontakt in ruckeligen, zeitverzögerten Bildern. Um der Vereinzelung entgegenzuwirken, gibt es je nach Agenturkultur mehr oder weniger feste Termine für Videokonferenzen, einige Teams treffen sich online sogar für gemeinsame Aktionen wie etwa Mittagessen oder Yoga. Denn auch das haben Agenturen gelernt: Für viele ihrer Mitarbeiter ist das Homeoffice eine neue Erfahrung, mit der man sie nicht alleine lassen sollte.
2. Nicht jede Reise ist nötig
Vor allem in Präsentationen, wenn man jemanden von etwas überzeugen möchte, ist echter Augenkontakt wertvoll, und so wird es auch künftig nicht ohne gemeinsame Treffen gehen. »Wir machen dem Auftraggeber ja ein Beziehungsangebot. Das lässt sich über Videokonferenzen schwer vermitteln. Für lang anhaltende Kundenbeziehungen ist die persönliche Präsenz vor Ort entscheidend«, sagt Andreas Winter-Buerke. Aber Agenturen und – nach anfänglichem Zögern – ebenfalls Kunden haben inzwischen gelernt, dass die meisten Dinge bis hin zu Workshops remote über Kollaborationstools funktionieren. Und so wird – auch um Kosten zu sparen – künftig weniger gereist werden. »Im Zuge des Klimawandels haben wir schon übers Reisen diskutiert. Corona ist der endgültige Beweis, dass man es drastisch reduzieren kann«, sagt Burkhard Müller und wünscht sich, dass persönliche Begegnungen zu etwas Besonderem und entsprechend wertgeschätzt werden.
3. Weniger Risiko durch viele Kunden und Branchen
Richtig schlecht geht es Agenturen, die nur eine Handvoll Kunden haben, die dann auch noch aus einer besonders betroffenen Branche wie zum Beispiel dem Tourismus kommen. Oder solchen, die sich sonst vor allem auf Events konzentrieren. Mutabor beispielsweise, die für Kunden wie Audi oder Volkswagen Veranstaltungen und Messepräsenzen gestaltet, setzt außerdem auf Strategie, Design und Digital als weitere Standbeine. So kann die Agentur wirtschaftliche Einbußen abfedern. Auch Kolle Rebbe hat mit Lufthansa oder TUI Cruises Auftraggeber, die gerade andere Sorgen haben, als in Kommunikation zu investieren. »Aber wir sind zum Glück sehr breit aufgestellt«, sagt Andreas Winter-Buerke. »So reißen die Touristikkunden zwar ein Loch, aber es zerstört nicht die Agentur.« Um für künftige Krisen gerüstet zu sein, sollte die strategische Ausrichtung zu einem breiten Kundenportfolio – möglichst auch mit »systemrelevanten« Branchen – gehen. »Es hilft außerdem, wenn man Etats mit Brot- und Butter-Jobs hat, die vielleicht nicht immer Spaß machen, aber auch in Krisenzeiten Geld bringen. Brand Guidelines festlegen etwa oder Landingpages erstellen«, empfiehlt Müller.
4. Shift ins Digitale
Corona ist die ultimative Aufforderung für alle Branchen, ihr Geschäftsmodell und die Prozesse zu digitalisieren. Auch die Kunden lernen, dass es eine digitale Strategie braucht und dass der Cashflow mehrere Quellen haben sollte. Hier ist Mutabor gerade sehr aktiv: »Wir helfen unseren Kunden, hinsichtlich der Digitalisierung die richtigen Weichen zu stellen und strategische Maßnahmen zu treffen. Aber von heute auf morgen umschwenken können vor allem große Unternehmen nicht, das braucht Zeit. Das wird dann eher Vorbereitung für künftige Krisen.«
Die digitale Transformation wird sich auch auf das Neugeschäft der Agenturen auswirken. Zwar müssen sie heute ohnehin alle Kanäle bedienen, aber seit Corona findet auf einmal fast die gesamte Kommunikation in Social Media statt. Darauf müssen die Produktionsabläufe abgestimmt werden. Kolle Rebbe sieht sich hier gut aufgestellt. »Seit November 2018 gehören wir zu Accenture Interactive. Dadurch haben sich bereits tolle neue Möglichkeiten mit unterschiedlichen Kunden aus der Gruppe ergeben«, so Andreas Winter-Buerke.
5. Konzentration auf den Nutzwert
Die Kundenberater in den Agenturen stehen vor ebenso großen Herausforderungen wie die Kreation. Mit Remote-Tools und ohne den gewohnten persönlichen Kontakt müssen sie die Kommunikation koordinieren und das Vertrauen des Kunden in die Agentur stärken, um Etats zu halten und schnell und flexibel arbeiten zu können. Denn Auftraggeber interessiert momentan vor allem eines: Wie kommt Geld in die Kasse? Das hat den Nebeneffekt, dass sich alle auf das fokussieren, was das Unternehmen nach vorne bringt.
»In der Vergangenheit gab es überall – egal ob Klassik oder Digital – Projekte, in die der Kunde, die Agentur oder beide verliebt waren«, meint Burkhard Müller. Dabei ging es in erster Linie um den Spaß in der Umsetzung, zum Beispiel VR integrieren, weil man das immer schon mal machen wollte . . . Jetzt aber dreht sich alles um Problemlösungen. »Wir gehen noch strategischer an Dinge heran und konzentrieren uns darauf, was für unsere Kunden spürbaren Impact hat. Das ist für mich echte Beratung, und das wird auch geschätzt. Meinetwegen können wir diesen Fokus – knallharte, strategische Next-Level-Beratung statt Lieblingsprojekte – gerne auch künftig beibehalten«, so Müller.
6. Schneller Entscheidungen treffen
Remote zu arbeiten, verlangt Disziplin, und momentan lernen Kreative und Kunden gleichermaßen, Meetings gut vorzubereiten sowie Briefings und auch Erwartungshaltungen sehr präzise zu formulieren. Hat man sich diese Klarheit einmal antrainiert, sind virtuelle Treffen sehr effizient und Entscheidungsprozesse lassen sich deutlich verkürzen.
»Unsere Hoffnung ist, die Agilität der Feedback-Loops weiter voranzutreiben«, sagt Helmut Ness, Chief Design Officer bei Fuenfwerken in Berlin. »Zurzeit werden Entscheidungen aber auch darum schnell getroffen, weil die entsprechenden Leute aufgrund der Reisebeschränkungen verfügbar sind.« Das zu bewahren, wird eine Herausforderung, wenn alle wieder mehr Bewegungsfreiheit haben. »Inhaber und CEOs zwischendurch in Remote Design Sprints per Zoom, Miro oder Mural dazuschalten zu können, wäre ein riesiger Erfolg der Krise. Ich bin diesbezüglich verhalten optimistisch«, so Ness.
7. Events müssen nicht physisch sein
Besonders hart getroffen hat es die Eventbranche, es zeichnet sich ab, dass dieses Jahr keine Großveranstaltungen mehr stattfinden werden. Schnelles Lernen und Handeln sind gefragt, um mit Live-Streaming-Lösungen sowie virtuellen Events Alternativen zu schaffen. »Viele der klassischen Eventagenturen sind jedoch nicht darauf ausgerichtet, spontan umzudenken und Veranstaltungen digital stattfinden zu lassen. Natürlich können auch sie das Angebot für die Kunden anpassen, müssen sich aber erst mal mit dem eigenen Überbau auseinandersetzen und sagen daher viele der geplanten Termine ab«, meint Sarah-Christina Fitzke, die vor einem knappen Jahr mit Sparket eine Eventagentur für Tech-Unternehmen gegründet hat.
Als kleine, flexible Firma kann sie sich schnell an die veränderten Bedingungen anpassen und darauf fokussieren, den aktuellen Bedarf für digitale Veranstaltungen zu decken. So organisierte sie gerade die virtuelle Konferenz Future of Events, in der sie Event-Managern Tipps und Hilfestellung gibt, wie man mit der momentanen Situation umgehen kann, wie man als Veranstalter ein geplantes Event in die digitale Welt überträgt und wie es nach Corona dann weitergehen kann.
8. Kunden (und sich selbst) aus der Schockstarre helfen
Neue Aufgaben können auch aus den vielen derzeit entstehenden Unternehmungen erwachsen. Helmut Ness von Fuenfwerken sieht gerade ein Bewusstsein für lokale schöne Ideen und damit mögliche neue Projektpartner, etwa die Organisatoren der »Einkaufsdienste statt Amazon«, die es in einigen Städten gibt. Er hofft, dass dies nachhaltig bestehen bleibt.
Und warum nicht aktiv auf die Kunden zugehen, die sich noch in einer Schockstarre befinden, und ihnen erklären, dass Kommunikation gerade in Krisensituationen wichtig ist? Dass es möglich ist, innerhalb kürzester Zeit tolle Kampagnen und Angebote zu Corona-Themen zu entwickeln, zeigt unter anderem Kolle Rebbe mit »Together I am strong« für Zalando, wo es um gute Ideen geht, trotz Lockdown Sport zu treiben – mit Kindern als Gewichten und dem Teppich als Yogamatte. »Statt der üblichen drei bis vier Monate haben wir für das Konzept und die Umsetzung lediglich drei Wochen gebraucht – und das komplett remote«, so Kolle-Rebbe-Geschäftsführer Andreas Winter-Buerke. Die Partner der jeweiligen Models filmten, während Kreativdirektorin Stefanie Soho Anweisungen per Videokonferenz gab.
9. Ohne feste Mitarbeiter geht es nicht
Agenturchefs merken: Festangestellte sind das Rückgrat des Unternehmens. Mit Mitteln wie Kurzarbeit werden sie versuchen, diese zu halten und mit Arbeit zu versorgen. Denn loyale Mitarbeiter und das reibungslose Zusammenspiel von Kollegen sorgen dafür, dass die Arbeit auch remote funktioniert. Für Freelancer wird es schwieriger. Sie sollten versuchen, eine besondere Kompetenz zu erwerben, um auch weiterhin gebucht zu werden. Oder sich bei Agenturen, für die sie häufiger arbeiten, für einen festen Job in Stellung bringen. Wer darauf wartet, gebucht zu werden, weil die Agenturen zu wenig Kapazitäten haben, muss unter Umständen lange warten. Mehr dazu, wie Freelancer die Krise meistern können, lesen Sie in der nächsten Ausgabe.
10. Miteinander statt übereinander reden
Die gesamte Agenturwelt ist von der Pandemie betroffen. Andere haben vielleicht schon Erfahrungen gemacht, die einem selbst helfen könnten. Warum also nicht Kreative zu einem Onlinemeeting einladen und sich austauschen? Kim Alexandra Notz beispielsweise, Inhaberin der Kommunikationsagentur KNSKB+ und Vorstandsmitglied im Gesamtverband Kommunikationsagenturen GWA, hat den Podcast »What’s Next Agencies« ins Leben gerufen. Alle zwei Wochen spricht sie mit unterschiedlichen Fachleuten über Branchenthemen der Zukunft. Reinhören schadet bestimmt nicht!
Strategie neu justieren – das sagen die Agenturen
»Wir werden noch stärker auf ein gut durchmischtes Kundenportfolio achten«
Wir haben 45 Kunden und diese breite Aufstellung hilft uns sehr. Denn in einer Krise gibt es immer auch Unternehmen, die an Attraktivität gewinnen. Streamingdienste wie Joyn etwa, aber auch Ritter Sport, Krombacher oder der Fitnessbike-Hersteller Peloton. Die federn dann Kunden wie Lufthansa oder TUI Cruises ab, die stärker von der Krise betroffen sind.
In Zukunft werden wir noch stärker auf ein gut durchmischtes Kundenportfolio achten. Klar wird auch, dass in solch einer Krise Social Media die neue Klassik ist und wir alle unsere Produktionsabläufe darauf einstellen müssen. Persönlich lerne ich gerade, was die Familie den ganzen Tag macht, wenn ich eigentlich nicht zu Hause bin.
Andreas Winter-Buerke, Geschäftsführer bei Kolle Rebbe, 260 Mitarbeiter, Hamburg www.kolle-rebbe.de
»Alle Führungskräfte sollten jetzt lernen, zukunftsfähig zu kommunizieren«
Wir alle erfahren gerade, dass es nicht immer ein Netz und doppelten Boden gibt. Ich persönlich gebe mir große Mühe, Dinge detailliert vorzubereiten und ganz genau zu überlegen, was ich sage, um das Vertrauen der Mitarbeiter und Kunden zu stärken. Alle Führungskräfte sollten jetzt lernen, zukunftsfähig zu kommunizieren.
Das heißt, transparent über die aktuelle Situation aufklären, daraus Maßnahmen ableiten und Perspektiven geben, wie es weitergeht. Ich hoffe sehr, dass solch eine Fehlerkultur, also die Möglichkeit, Entscheidungen zu korrigieren, ohne dabei Vertrauen zu verlieren, in Zukunft zum Standard in unserer Berufswelt wird. Denn sie wird uns helfen, bessere Teams zu formen, gestärkt aus der Krise hervorzugehen und noch viel größere Herausforderungen zu meistern.
Burkhard Müller, Executive Partner und Chief Digital Officer bei Mutabor, 130 Mitarbeiter, Hamburg www.mutabor.de, den sehr lesenswerten Beitrag von Burkhard Müller zur Fehlerkultur finden Sie hier
»Das Potenzial, das Eventgeschäft auf digitale Füße zu stellen, ist groß«
Als junge Eventagentur bedeutete die Corona-Krise und das daraus resultierende Kontaktverbot auch für mich eine große Umstellung. Viele Veranstaltungen wurden verschoben. Ich sehe das aber als Chance, daraus etwas zu machen, umzudenken und das Eventgeschäft auf digitale Füße zu stellen. Das Potenzial ist groß. Natürlich fällt mir das leichter als großen Agenturen, weil ich keinen teuren Overhead habe und meine Kunden vor allem aus der Tech-Branche kommen. Da muss ich sicherlich etwas weniger Überzeugungsarbeit leisten als klassische Agenturen mit eher traditionellen Kunden.
Ich denke, wir alle müssen jetzt nicht nur sehr schnell lernen, unser Geschäftsmodell anzupassen, sondern auch abwarten, wie die Menschen ticken. Wollen sie nach Aufhebung der Corona-Beschränkungen überhaupt noch große Events mit mehreren Tausend Besuchern? Und wie kann man künftig, auch bei kleineren Veranstaltungen, die Sicherheit gewährleisten? Um Antworten zu finden, organisiere ich gerade die virtuelle Konferenz Future of Events zum Thema »How to handle events during and after corona crisis« und erarbeite mit einem Expertengremium aus Soziologen, Epidemiologen und Hygienikern einen Maßnahmenkatalog für künftige Live-Events.
Sarah-Christina Fitzke, Gründerin der Eventagentur Sparket, keine festen Mitarbeiter, Duisburg www.sparket.net
»Neben einer hohen Flexibilität in der Unternehmensstruktur ist es in Krisen hilfreich, Cash-Reserven zu haben, die einen so weit wie möglich unabhängig operieren lassen«
Wir haben bereits vor zwei Jahren begonnen, unser Angebot, unsere Prozesse und unsere Arbeitsräume infrage und für die Zukunft neu aufzustellen. Das hat viel Unruhe geschaffen, kommt uns jetzt aber zustatten. Getrieben waren wir natürlich nicht von einer Viruswarnung, sondern von den grundsätzlichen Veränderungen in der Welt – egal, ob man es VUCA (= Volatility, Uncertainty, Vomplexity, Ambiguity) nennt oder Digitalisierung oder was nach »Höher, schneller und weiter« kommen könnte. Dass wir uns im letzten Herbst für eine cloudbasierte neue Serverstruktur entschieden haben, hat uns den Weg ins Homeoffice erleichtert. Auch Slack, Zoom oder Mural waren nicht für alle Fuenfwerker neu.
Neben einer hohen Flexibilität in der Unternehmensstruktur ist es in Krisen hilfreich, Cash-Reserven zu haben, die einen so weit wie möglich unabhängig operieren lassen. Sehr gute Beziehungen und Vertrauen zu seinen Projektpartnern und der Hausbank helfen ebenfalls, gemeinsam durch eine Krise zu gehen und sich gegenseitig zu unterstützen. Für die Teamarbeit würden wir in einer ähnlichen Situation gerne mit einem Tool vorbereitet sein, das Verfügbarkeit und Qualifikationen der Mitarbeiter besser sichtbar für alle im Team macht. Wir testen dazu gerade Calamari. Auch ein Cockpit-Dashboard, dass einem alle ungelesenen Chat-Meldungen auf Slack, Teams, Zoom, Miro, Mural oder Trello gleich sichtbar macht, wäre hilfreich. Wir lernen auf jeden Fall gerade, flexibel zu bleiben, achtsam zu sein, da nicht jeder in gleicher Art durch diese Zeit geht, und den Spaß nicht zu verlieren.
Rolf Mehnert (oben) und Helmut Ness, Managing Partner bei Fuenfwerken Design, 50 Mitarbeiter, Wiesbaden, Berlin, München www.fuenfwerken.com
»Ich habe gelernt, wie gut Homeoffice funktioniert, wenn es muss«
Ich war dem Homeoffice gegenüber eher skeptisch eingestellt und dachte, der direkte Kontakt sei durch nichts zu ersetzen. Den persönlichen Austausch finde ich immer noch wichtig, aber ich habe gelernt, wie gut Homeoffice funktioniert, wenn es muss. Wir haben gerade an einem großen Pitch teilgenommen – komplett remote! Ich war überrascht, dass das der kreativen Exzellenz keinen Abbruch getan hat. Auch die Zusammenarbeit mit den Cuttern für die Moodfilme lief gut über Video-Calls und die Präsentation ebenso.
Glücklicherweise sind wir von der Krise bislang kaum beeinträchtigt, sicher auch, weil digitale Projekte einen guten Teil unseres Geschäfts ausmachen. Außerdem haben wir ein breites, sehr diverses Kundenportfolio, und ein Großteil unserer Kunden ist bisher nicht direkt von der Krise betroffen. Wir werden auch künftig stark auf die Digitalisierung unseres Angebots setzen, das ist ein Learning, das wir aus den letzten Monaten mitnehmen.
Florentin Hock, Managing Director Creation bei KNSKB+, 180 Mitarbeiter, Hamburg www.knskb.plus
Antje Dohmann hätte für den Artikel gern noch mehr weibliche Gesprächspartner gehabt. Leider ergab es sich nicht. Zum Glück reichen Unternehmergeist und Optimismus von Sarah-Christina Fitzke mindestens für drei! Auf www.page-online.de/SC_Fitzke erleben Sie sie im Interview!
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