Zahlen bitte! In unserer Kolumne der Allianz Deutscher Designer erklärt Friederike Sobiech warum und wie Sie Zwischenrechnungen einführen sollten, so für regelmäßige Zahlungen sorgen und Konflikte mit dem Kunden vermeiden.
Für manche ist schon Rechnungen zu schreiben ein eher lästiges Übel. Zu formal, zu wenig kreativ – und am Ende kann man trotzdem das Pech haben, dass der Kunde die Zahlung hinausschiebt. Die Arbeit ist getan, das Konto leer – das ist unschön, insbesondere, wenn der Auftrag ein größerer war und die Rechnung erst nach getaner Arbeit gestellt wurde. Am Beratungstelefon der Allianz Deutscher Designer (AGD) hört Friederike Sobiech regelmäßig, dass solche Fälle zu erhöhtem Stresspegel bei den Designern bis hin zu Konflikten mit dem Kunden führen, und hat einige Tipps zur Prävention parat.
Es ist wirklich so: Wenn Sie beim Angebot und der Auftragserteilung nicht für klare Verhältnisse sorgen, wird es »hinten raus« unnötig schwer und manchmal sogar unmöglich, eine gute und schnelle Lösung für einen Zahlungsverzug zu vereinbaren.
Drei Dinge legen im Angebot ein gutes Fundament für die Zusammenarbeit
Sie brauchen gute und gültige Allgemeine Vertragsgrundlagen, eine konkrete und verständliche Leistungsbeschreibung (die gleichzeitig auch aussagt, was nicht mehr im Preis inbegriffen ist) und – bei größeren Projekte oder der ersten Zusammenarbeit jedenfalls – einen fairen Zahlungsplan. Selbstständige haben einen guten Gestaltungsspielraum hierfür, den Sie bei Ihrem Angebot nutzen sollten. Zahlungsplan heißt, dass Sie beschreiben, wann der Kunde die Rechnung(en) von Ihnen erhält, bei mehreren, in welcher Höhe Sie abrechnen werden – oft als prozentualer Anteil des Gesamtbetrags definiert – und innerhalb welcher Frist er die Rechnung begleichen soll. Auch, ob Sie Skonto gewähren bei besonders zügiger Zahlung, gehört hier hin.
Die Entwurfsvergütung oder ein Drittel bei Auftragserteilung
Eine erste Zahlung bei Auftragserteilung ist dann sinnvoll, wenn die Auftragssumme kein Kleinkram für Sie ist – da lohnt es sich umgekehrt bei Bestandskunden sogar eher, eine monatliche oder quartalsweise Sammelabrechnung von Kleinaufträgen zu machen, um den Verwaltungsaufwand für Sie möglichst gering zu halten. Die Vorabzahlung dient bei Neukunden dazu, um Ihr Vertrauen in den noch unbekannten Kunden zu stärken und bei Bestandskunden ist es ohnehin kein Problem, da in beiden Richtungen bereits Vertrauen in Leistung (Kreativität und Umsetzung) und Gegenleistung (Zahlung) besteht.
Falls Ihr Bauchgefühl bei Neukunden noch nicht gut ist, machen Sie ein kurzes Zahlungsziel von beispielsweise einer Woche nach der schriftlichen Auftragserteilung oder beginnen Sie den Auftrag erst nach Zahlungseingang. So merken Sie frühzeitig und ehe viel Arbeitszeit in das Projekt geflossen ist, ob es Probleme gibt. Achtung! »Zahlbar sofort« ohne konkrete Datums- oder Zeitangabe bedeutet: innerhalb der nächsten 30(!) Tage.
In der Praxis haben sich zwei Berechnungsmodelle für die Höhe dieser ersten Teilrechnung bewährt: zwischen 30% und 50% der Auftragssumme oder in Höhe der Entwurfsvergütung inklusive aller Vorarbeiten, aber exklusive der Nutzungsrechte.
Eine weitere Zwischenrechnung, ehe der Kunde am Zug ist
Ein typischer Knackpunkt im Projektablauf ist die Zeit, die einige Kunden benötigen, um Korrekturen, kleinere und größere Entscheidungen oder die Freigabe bei einem Meilenstein zu erledigen. Das Projekt ist noch nicht zu Ende, bei Printprodukten steht zum Beispiel noch die Reinzeichnung und der Andruck aus oder die Webseite muss um letzte Fehler bereinigt und ins Live-System migriert werden. Also kann die Abschlussrechnung noch nicht gestellt werden. Diese Durststrecke verkürzen Sie, indem Sie eine oder bei größeren Projekten auch mehrere Abschlagsrechnungen in den Zahlungsplan aufnehmen. Das geht immer dann besonders reibungslos, wenn Sie die Rechnung mit der Lieferung bestimmter Zwischenergebnisse verbinden, beispielsweise der Entwurfspräsentation oder der Zusendung des Korrekturabzugs.
Die Höhe können Sie bei einem weiteren Drittel ansetzen oder sich mit dem Betrag die Übertragung der Nutzungsrechte vergüten lassen. Letzteres hat einen Vorteil: Indem der Kunde bezahlt, drückt er damit seine Absicht aus, den Entwurf zu nutzen. Und die Abschlussrechnung beinhaltet dann nur noch jene Leistungen, die nach den tatsächlich geleisteten Stunden abgerechnet werden: z. B. die technische Umsetzung, wie Reinzeichnung oder Programmierung, oder Koordinationsaufgaben im Auftrag Ihres Kunden, wie die Druckereiauswahl und die Abnahme des Andrucks.
Passen Sie den Zahlungsplan Ihrer Realität an
Bei sehr asymmetrischen Projektabläufen, die viel Entwicklungsarbeit und dann nur eine kurze Korrektur- und Freigabephase haben, könnte 50/50 vor dem Start und nach dem Ende bzw. vor der Produktion passender sein, bei langen Projekten eine monatliche Rate. Bei Behörden oder großen Unternehmen erkundigen Sie sich besser – ehe Sie das Angebot erstellen! – nach den üblichen Laufzeiten für die Bearbeitung von Rechnungen und passen das Zahlungsziel entsprechend an. In deren Verwaltungsstrukturen wird es nicht immer möglich sein, offene Rechnungen binnen einer Woche auszugleichen. Und eine kleine Frage vor der ersten Rechnungslegung bei einem Neukunden erspart Ihnen mühsame Ehrenrunden und nervige Verzögerungen: »Zu wessen Händen möchten Sie die Rechnung erhalten?«
Fazit
Entspannen Sie Ihre Geschäftsbeziehungen mit einem Zahlungsplan im Angebot. So gleichen sich Leistung und Gegenleistung zeitnah aus.
Hier finden Sie alle bisherigen Teile unserer Berufspraxis-Kolumne.
