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Remote, Office, Hybrid: Was wir über Co-Creation gelernt haben

Judith Janz und Markus Meißner, beide Senior Experience Designer und Enterprise Design Thinking Coaches bei IBM iX in Berlin, haben während der Pandemie zum Großteil im Homeoffice gearbeitet. Jetzt kehren sie wieder häufiger in die Agentur zurück und überlegen, wie sich Co-Creation durch die virtuellen Möglichkeiten gewandelt hat

Judith Janz und Markus Meißner berichten, wie sich Co-Creation durch die virtuellen Möglichkeiten gewandelt hat
Wir haben als Designer:innen während der Pandemie Wege gefunden, fast alles, was wir persönlich gemacht haben, ins Digitale zu übertragen. Dabei haben wir viel beobachtet, gelernt und unsere Grundsätze für die zukünftige Co-Kreation überdacht. Wir können nicht mehr einfach davon ausgehen, dass wir die Routinen anderer kennen – Gewohnheiten und Arbeitsplätze haben sich verändert. Die Nachfrage nach hybriden Tagungs- und Workshopmodellen wächst und die digitalen Tool-Stacks der meisten Unternehmen sind inzwischen auf einem sehr guten Stand. Auf was müssen wir also zukünftig achten, wenn es um Co-Creation geht?

Inhaltsverzeichnis

Durchgängige Co-Creation anstatt einzelner Events

Wir sind positiv überrascht: die virtuelle Zusammenarbeit hat endlich dazu geführt, dass Teams, Nutzer:innen und Kund:innen eine kontinuierliche Co-Creation aufrecht erhalten. Wir sehen weniger ganztägige Workshops mit vollgestopften Zeitplänen und häufiger kreative Zusammenarbeit die sich zum Beispiel in Form mehrerer zwei- bis vierstündiger Sessions über einen längeren Zeitraum verteilt. Dieses Modell ist sowohl flexibler, um auf neue Erkenntnisse reagieren zu können und führt unserer Erfahrung nach auch zu durchdachteren Ergebnissen.

Neben der direkten Teamarbeit erfordert nutzerzentrierte Ideenfindung aber auch Phasen tiefer Konzentration. Zwischen den Co-Creation Sessions geben wir den Beteiligten Raum, um ohne Ablenkung und Zeitdruck ihre Gedanken zu ordnen und in ihrem individuellen Fluss zu arbeiten. Bei einem Design Sprint mit Gruppenterminen am Vormittag können sich Teilnehmende je nach Präferenz im Vorfeld am Morgen oder direkt im Nachgang für die nächste Session vorbereiten.

Ganz gleich ob virtuell oder vor Ort: Co-Creation lieber kürzer, dafür häufiger und tiefgründiger und mit jedem Team müssen individuelle Arrangements getroffen werden.

Auf hybride Ansätze vorbereitet sein

Vielen persönlichen Gesprächen konnten wir entnehmen, dass sich Teams und Kund:innen eine Rückkehr zur Zusammenarbeit vor Ort wünschen. IBMs Global Leader Rich Berkman fasst es gut zusammen: »Ich denke, wo es angebracht ist, gehen wir auf jeden Fall wieder zu Workshops vor Ort zurück. Die Stimulation, Kollaboration und Energie übersteigt das Virtuelle in vielerlei Hinsicht. Dabei ist die virtuelle Variante immer noch sehr wertvoll, wenn persönliche Treffen nicht verfügbar sind.«

Wir sehen, dass Kolleg:innen und Kund:innen sich wieder häufiger persönlich treffen, um Erkenntnisse zu teilen und gemeinsam Ideen zu entwickeln. Aber es gibt auch Personen die aus guten Gründen auch zukünftig primär von zu Hause aus arbeiten werden.

Das wirft die Frage auf, wie wir erfolgreich hybride Co-Creation ermöglichen, bei der jede Person gehört wird und sich gleichermaßen einbringt. Als Designer:innen, Moderator:innen und Coaches sind wir vor neue methodische und technische Herausforderungen gestellt, müssen uns neu Fähigkeiten aneignen und Multitasking lernen. Dazu zählt etwa, im Hintergrund technische Schwierigkeiten zu meistern wie Equipment oder Zugänge, die nicht funktionieren, bereit zu stellen oder Materialien die verloren gegangen sind erneut zu teilen. Das beinhaltet aber auch, die Sichtbarkeit von remote Teilnehmenden zu erhöhen, um Diskussionen und Entscheidungsfindung zu demokratisieren, also Personen zu motivieren, ihre Gedanken laut zu äußern, Kommentare aus dem Chat vorlesen, Stimmung und Emotionen erkennen ohne vielleicht alle Personen sehen zu können.

Sicher ist: Hybride Co-Creation wird das neue Normal. Dafür braucht es aber nicht nur die richtige technische Ausstattung sondern auch die passenden Skills. Ein großes Potential sehen wir hier vor allem bei Berufseinsteiger:innen, sogenannten „Remote Natives“ die z. B. aus ihrem Studium viel virtuelle oder hybride Kollaborationserfahrung mitbringen.

Mit technischen Entwicklungen Schritt halten

Zu Beginn der Pandemie mussten wir uns ständig neue Anwendungen aneignen oder Workarounds für fehlende Funktionen finden. Dies nimmt nicht ab, sondern wird in der Zusammenarbeit mit Kunden noch entscheidender.

In der Vergangenheit haben wir als Teil unserer Beratungs- und Technologieexpertise meist den Toolstack bereitgestellt und alle Teilnehmenden befähigt. Mittlerweile haben Unternehmen in eigene Toolsets investiert und erwarten, dass wir diejenigen sind, die sich (alle unvorhersehbaren technischen Macken eingeschlossen) anpassen. Facilitator:innen und Designer:innen müssen den Tool-Markt und die technische Entwicklungen im Auge behalten und darauf vorbereitet sein, gelegentlich auch spontan exotische Programme zu meistern.

Zurück im Office gilt: Auch aus dem Büro heraus findet ein Großteil der Arbeit in virtuellen Umgebungen statt. Bedürfnisse und Setups entwickeln sich dabei aber noch rasant weiter.

Uns bewusstwerden, was wir nicht (mehr) wissen

Als Unternehmen, das sich der Nutzerzentriertheit verschrieben hat, basiert unsere Arbeit auf User Research und Hypothesen. Wir als Designer:innen müssen erkennen, dass die Welt sich in den letzten 1,5 Jahren grundlegend verändert hat. Unsere zuvor gesammelten Nutzungseinblicke sind möglicherweise nicht mehr gültig. Wir müssen grundlegende Annahmen hinterfragen und auf Voreingenommenheit hin überprüfen, da wir möglicherweise zu sehr von unseren eigenen, persönlichen Erfahrungen während der Pandemie beeinflusst sind.

Darüber hinaus können wir Informationen aus zweiter Hand noch weniger vertrauen: Ein Manager kann uns wahrscheinlich nur noch wenig über seine Mitarbeitenden oder Kund:innen sagen, da der Kontakt zu ihnen und die Einblicke in ihre Arbeit, Gewohnheiten und Herausforderungen in den letzten Jahren wahrscheinlich abgenommen hat. Gleiches gilt für pre-Covid Forschungspublikationen: Können wir davon ausgehen, dass die Ergebnisse für unsere aktuelle Situation gültig bleiben oder nach dieser Krise wieder wahr werden?

Wie schon Sokrates sagte: „Ich weiß, dass ich nichts weiß“. Diese alte Weisheit gewinnt für uns neue Bedeutung.

Das »Denken mit den Händen« erhalten

Bei dem abrupten Wechsel ins Homeoffice hielten digitale Whiteboards unsere kreative Zusammenarbeit am Leben und ermöglichten es uns, nicht nur bestehende Methoden zu übernehmen, sondern auch völlig neue erfolgreiche Formate zu entwickeln. Mural, Miro und Co bleiben uns auf jeden Fall erhalten und wir profitieren davon, dass wir nach einem Workshop Ergebnisse nicht fotografieren und dann unleserliche Handschriften entziffern müssen. Darüber hinaus erlaubt uns eine digitale Ergebnisdokumentation nahtlos weiterarbeiten zu können: Ergebnisse neu anordnen, exportieren, in Bezug stellen und duplizieren. Wie können wir das in analoge Workshops zurückbringen? Hier hoffen wir auf neue Lösungen für die sofortige Übersetzung zwischen digitaler und analoger Ausgabe.

Die Erstellung hauptsächlich digitaler Artefakte ist mit einem Kompromiss verbunden: Sie sind in erster Linie zweidimensional. Ohne etwas auf Papier zu schreiben, zu zeichnen oder gar zu bauen, verlieren wir die Haptik des Schaffens, welche Erkenntnisse und Ideen in uns reifen lässt. Um trotzdem Kreativität zu einem tangiblen Erlebnis zu machen, verschicken wir Materialien bzw. Einkaufslisten an Teilnehmende oder leben nach der Devise »Alles ist ein Prototyp« und nutzen was auch immer der Schreibtisch, die Küche oder die Kinderspielzeugkiste eben hergeben.

Auch nach der Pandemie wird der Großteil der Post-it’s wohl weiterhin virtuell geklebt. Doch gute Co-Creation wurde noch nie an Post-it’s gemessen. Es braucht neue Ansätze und Ideen, um alle Teilnehmenden mit haptischen Erlebnissen zu begeistern.

Frischer Wind durch neue Herausforderungen

In der Vergangenheit hatten wir immer mal wieder das Gefühl, Design Thinking hätte an Popularität und Relevanz eingebüßt. Doch ganz im Gegenteil hat das Co-Creation-Mindset in den letzten Monat während der Pandemie seine Legitimität und Verlässlichkeit für uns wieder unter Beweis gestellt. Ja, virtuelle und persönliche Kreativarbeit mit Partner:innen, Kund:innen und Kolleg:innen aus aller Welt wollen unter einen Hut gebracht werden. Gleichzeitig freuen uns über den dringend nötigen frischen Wind, um unsere neue Welt für Nutzer:innen und Businesses sinnvoll mitzugestalten. Es liegen noch viele Herausforderungen vor uns und wir werden auch weiterhin dazu lernen und mit Remote Facilitation und Co-Creation experimentieren.

Was wir über Co-Creation gelernt haben
Judith Janz und Markus Meißner, beide Senior Experience Designer und Enterprise Design Thinking Coaches bei IBM iX in Berlin, verraten, wie die virtuelle Zusammenarbeit verändert hat. Bild: Daniel Franke / IBM iX Berlin
Bild: Daniel Franke / IBM iX Berlin
Produkt: Mustervertrag: Präsentationsvertrag
Mustervertrag: Präsentationsvertrag
Mustervertrag von Kolonko Rechtsanwälte (Frankfurt) aus GWA-Ausgabe des Buches »Verträge mit Kommunikationsagenturen«

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