Schnell, schneller, Hackathon: Das radikale Workshop-Format wird immer beliebter. Damit es auch erfolgreich läuft, sollte man ein paar Dinge beachten. Wir haben Tipps!
Connected-Mobility-Hackathon von Bosch mit Studierenden von Brand Academy Hamburg, Leibniz Universität Hannover, Hochschule Hannover und HAWK Hildesheim
Auch wenn die schönsten Dinge über Nacht passieren, für einen Hackathon sollte man mindestens drei Monate Vorlaufzeit einplanen – vor allem für Organisation und Kommunikation. Diese Punkte sind wichtig:
1 Zeitplan aufstellen
Um Themen, Partner, Raum und Technik zu organisieren, sollte man zwei bis vier Wochen einplanen. Das sollte alles stehen, bevor das Ticketing beginnt. Kommen nach träglich weitere Sponsoren oder Partner hinzu, ist das ein guter Anlass für Newsletter und Social-Media-Posts. Der Ticketverkauf sollte circa sechs Wochen laufen, bei Nischenthemen besser mehr. Am besten kommuniziert man in Wellen: Erst die eigenen Mitarbeiter informieren, dann gezielt Wunschgäste ansprechen, schließlich breit über Social Media. Und keine Scheu, die Adressaten mehrfach zu erinnern!
2 Termin wählen
Bei der Wahl des Termins sollte man unbedingt die Schul- und Semesterferien des jeweiligen Bundeslandes beachten. Ge nerell bietet sich ein Zeitraum zwischen Donnerstagabend und Samstagnachmittag an. So geht am Donnerstag keine Arbeitszeit verloren, Arbeitgeber oder Hochschule »schenken« den Freitag und der Teilnehmer »opfert« seinen Samstag – und Sonntag ist frei. Coole Arbeitgeber rechnen den Samstag auf Urlaub an.
3 Teilnehmer finden
Ein Hackathon steht und fällt mit seinen Teilnehmern. In ihre Zusammenstellung sollten Veranstalter daher Zeit und Gedanken investieren. Eine Faustregel: Es soll ten circa ein Viertel Mitarbeiter aus den eigenen Reihen sein und drei Viertel externe Leute. Hackathons nur mit eigenen Mitarbeitern funktionieren in der Regel nicht. Die Mischung macht’s: Techies, Manager, Verkäufer und Konsumenten, Designer und Konzepter, alte Hasen und Young Talents, Profis und Fachfremde sollten dabei sein.
Am besten schaut man nach den ersten zwei Wochen, wie die Ticketverkäufe laufen, und wirbt dann noch mal gezielt um bestimmte Gruppen – entweder über die eigenen Netzwerke oder die von Sponsoren und Mentoren. Gute Adressen für die Teilnehmersuche sind ortsansässige Hochschulen, Partnerfirmen und Lieferanten. Noch besser ist es natürlich, wenn die Leute von alleine kommen. Dafür sorgen unter anderem ein spannendes Thema, spezielle Referenten, Hardware, Daten und APIs sowie Preisgelder. Dirk Zeiler, Mitgeschäftsführer der Agentur Customer.Dating, emp fiehlt: »Das Thema nicht zu eng fassen, um keine Teilnehmer auszuschließen. Wenn man als Veranstalter an einem Thema besonders interessiert ist, sollte man einen Sonderpreis dafür ausloben, um sicherzugehen, dass sich mehrere Teams damit beschäftigen werden.«
4 Partner einbinden
Besonders wenn neue Technologien im Spiel sind, empfiehlt es sich, Experten mit im Team zu haben. Facebook fliegt zu seinen Hackathons oft gezielt eigene Entwickler aus anderen Kontinenten ein, da die Zusammenarbeit mit Techies aus dem Nahen Osten oder Asien ganz neue Ideenwelten öffnet. Kleinere Veranstalter sollten sich Partner suchen. Zum einen, um an Budget, Material und Themen zu kommen, zum anderen aber auch wegen der Mit-Hacker. Partner und Sponsoren können ihre Themen und Unternehmen positionieren und beispielsweise Sonderpreise stiften.
Wichtig ist dabei, die Perspektive der Teilnehmer einzunehmen: Für sie ist es wesentlich spannender, wenn auf einem Hackathon verschiedene Unternehmen – mitunter auch Konkurrenten – gemeinsam ein Thema bearbeiten. Bei einem Event zum Thema Mobilität könnten das etwa mehrere Fahrzeughersteller, Ridesharing-Anbieter wie MOIA und FREE NOW, ÖPNV-Anbieter und die Stadtverwaltung sein – aber auch Immobilienentwickler, Batteriehersteller, Mobilfunkanbieter und eine Regionalzeitung. Aber bitte beachten: Niemand sollte bei einem Hackathon Geheimhaltungserklärungen unterschreiben müssen. Das behindert die Kreativität.
