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Produktivität: »Wir dürfen nicht zu Sklaven digitaler Tools werden«

Wir sprachen mit Wolfram Schäffer von Design hoch drei, über Produktivität im Kreativenalltag. Er nutzt nur so viele digitale Tools wie nötig und bevorzugt das Arbeiten auf braunem Packpapier.

Wolfram Schäffer, GF von Design hoch drei

Wolfram Schäffer ist Geschäftsführer und Creative Director bei der Stuttgarter Agentur Design hoch drei. Wir sprachen mit ihm über Produktivitätstools und -techniken, Ablenkungen und Zeitfresser.

In PAGE 04.22 gibt es einen großen Artikel zum Thema mit vielen weiteren Tipps und Methoden – ab dem 4. März könnt ihr die Ausgabe hier bestellen.

Wie organisierst du deinen Tag, um die produktivste Zeit gut zu nutzen?

Wolfram Schäffer: Ein produktiver Tag beginnt für mich bereits am Abend davor. Dann verschaffe ich mir einen Überblick der Termine und To-do‘s und definiere das Ziel für den kommenden Tag. Das gibt mir den nötigen Seelenfrieden für einen guten Tagesausklang. Auch verbliebene Probleme und Fragestellungen notiere ich am Vorabend. Hier übernimmt dann über Nacht mein Gehirn, sodass am nächsten Tag die Antwort oft schon früh morgens zur Verfügung steht.

Für die Zeit nach dem Aufwachen bis zum Mittag vermeide ich es mein Smartphone zu benutzen. Das ist nämlich die Zeit, in der mein Gehirn noch offen ist. Sie eignet sich am besten für produktive – in meinem Fall: kreative – Arbeit. Der Nachmittag ist dann optimal für Meetings und Gespräche.

Was sind deine/eure Lieblings-Tools und Methoden, um produktiv zu arbeiten?

  • Essenzielles Tool ist die »Wer, Was, Wann-Liste« – die beste Struktur für eine To-do-Liste. Dabei ist es wichtig, die benannten Aufgaben klar zu formulieren. Es geht hier nicht um Mikromanagement, sondern um klare Kommunikation und Verantwortung.
  • Für die schnelle, lockere Teamkommunikation hat sich Slack bewährt. Die Mail-Box wird dadurch deutlich entlastet. Meine Empfehlung: kein Premium-Account, weil so die vergangene Kommunikation regelmäßig gelöscht wird. Aufräumen ist somit nicht mehr notwendig.
  • Online-Workshops machen wir vorwiegend mit Conceptboard. Hier halten wir die lokale Flagge hoch, da das Tool von Stuttgartern entwickelt wurde.
  • Confluence ist unser internes Wiki, das sich zudem sehr gut zum Protokollieren von Terminen eignet. Werden die Protokolle bereits im Termin geschrieben, können Personen die nicht am Termin teilnehmen, in Echtzeit den Verlauf eines Meetings verfolgen und direkt mit Tasks verknüpft werden.
  • Mein persönliches Tool zur Erschließung von Themen und Projekten wie Workshops ist die Mindmapping-Software XMind.
  • Eines unserer mächtigsten Tools ist und bleibt allerdings: braunes Packpapier! Jenseits aller digitalen Tools arbeiten wir darauf sehr erfolgreich mit von Hand geklebten Plakaten. Wir erzeugen so Collagen, die einen Mix aus Moodbildern, Skizzen und Textelementen zeigen. Das geht schnell und funktioniert bei komplexen Aufgaben hervorragend. Generell wird bei uns sehr viel skizziert und dadurch visualisiert. Skizzen sind vor allem als Vorstufe zu 3D-Renderings wichtig, da diese oft über den tatsächlichen Design-Status eines Projekts hinwegtäuschen.

Wie gehst du mit Zeitfressern wie E-Mails, Social Media und Meetings um?

Generell würde ich das Suchtpotenzial von Social-Media ähnlich einordnen wie bei Alkohol oder Zigaretten, wenn nicht noch schlimmer. Daher mein Credo: Weitgehend reduzieren. Generell besteht die Gefahr, dass wir zu Sklaven der eigenen digitalen Tools werden. Wir verbringen viel zu viel Zeit damit unsere Orga-Tools wie Mailbox, Terminkalender und Chat-Channels zu verwalten, anstatt tatsächlich zu arbeiten. Daher gilt auch hier: Online-Zeit reduzieren, wo es nur geht!

Bevor ich ein Meeting ansetze, stelle ich mir immer zwei Fragen: »Warum brauchen wir das Meeting?« und »Was soll nach der Besprechung anders sein als vorher?«. Dadurch werden dann schon einige Termine überflüssig, oder können durch andere Maßnahmen ersetzt werden. Sollte es zu einem Treffen kommen, sollten nur Leute anwesend sein, die für das Ziel des Meetings wichtig sind. Außerdem hilft ein knapper Zeitrahmen, der auch tatsächlich eingehalten wird.

Welches sind für dich die größten Herausforderungen, was deine Produktivität angeht? 

Zu viele Themen gleichzeitig sind eine echte Motivationsbremse. Da kann bewusstes Aufschieben hilfreich sein. Manche Aufgaben, die in solch einer Situation schwerfallen, sind ein paar Stunden oder auch Tage später erstaunlich einfach und schnell erledigt. Ständige Störungen bei der Arbeit sind natürlich auch lästig und ablenkend. Daher bearbeite ich manche Aufgaben gezielt früh morgens, wenn noch nicht so viele Leute unterwegs sind.

Für 2022 habe ich mir den Freitag geblockt, für Arbeit an meinem Unternehmen und nicht in meinem Unternehmen. Dies ist ein Learning und Relikt aus dem ersten Jahr mit Covid-19. Was bei mir (leider?) gar nicht funktioniert: Arbeiten und Musikhören gleichzeitig.

Wolfram Schäffer ist Geschäftsführer und Creative Director bei der Stuttgarter Agentur Design hoch drei. Mehr zum Thema Produktivität gibt es in PAGE 04.22.

PAGE 4.2022

Branding in Social Media ++ Mehr Produktivität: Tipps & Tools ++ Metaverse: Hype oder Chance? ++ Making-of Website und 3D-Grafiken zum Klimawandel ++ ENGLISH SPECIAL Wendy MacN-aughton ++ Redesign der Loacker-Wortmarke ++ Leadership by Design ++ Zertifikat für Gemein-wohl-Ökonomie ++ EXTRA Job & Karriere: Studium, Aus- und Weiterbildung

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