Öffentliche Ausschreibungen für Designer

Eigentlich haben öffentliche Auftraggeber tolle Jobs zu vergeben, doch die Vergabepraxis lässt stark zu wünschen übrig. Allein die Ausschreibungen auf unübersichtlichen Plattformen zu finden, ist eine Herausforderung. Dann erwarten die Bewerber Berge von Bürokratie.

Das Schlimmste aber ist: Gerade die öffentliche Hand fordert bei ihren Ausschreibungen immer wieder kostenlose Entwürfe. Ein uraltes Problem, was es aber keinesfalls besser macht. Wir hatten hier zum Beispiel über die ziemlich skandalöse Ausschreibung des Corporate Designs für Internationale Deutsche Turnfest Leipzig berichtet.

Was tun die Designverbände gegen unfaire Ausschreibungen?

Wohl wenige Menschen in Deutschland haben sich so umfassend in die Tücken von Ausschreibungen für die Kreativwirtschaft hineingearbeitet wie José Planas. Als Spezialist für das Thema wurde er in den Vorstand der AGD (Allianz Deutscher Designer) gewählt und bietet dazu über das AGD-Weiterbildungsangebots »Design macht: Business« Seminare und Webinare an. Außerdem leitet er das AGD-Projekt »Öffentliche Kreativ-Aufträge müssen besser werden«. Dabei berät er auch Vergabestellen. Als Kommunikationsdesigner arbeitet er zudem selbst in einer großen Bundesbehörde im Bereich Marketing und weiß, wie sich die Lage auf Seite der Behörden darstellt.

INTERVIEW JOSÉ PLANAS, AGD

Was läuft schief bei Ausschreibungen, die kostenlose Entwürfe verlangen?

José Planas: Leider werden Kreativleistungen häufig nicht als anders beschafft als Stühle oder ein Fuhrpark. Man weiß nicht, dass der Entwurfsprozess bereits wichtiger Bestandteil der Gesamtarbeit ist. Dass die Vergabeseite die Branche nicht kennt, merkt man schon an Details. Bei der Eignungsprüfung werden unangemessene Kriterien vorausgesetzt, zum Beispiel viel zu hohe Umsatzvolumen bei den Agenturen oder eine Eintragung ins Handelsregister. Freiberufler sind dort in der Regel nicht eingetragen. Es fehlt also schlicht Wissen über die Prozesse beim Einkauf von Kreativität – da müssen wir Überzeugungsarbeit leisten.

Designer beklagen auch mangelnde Transparenz, fühlen sich mit einer Black Box konfrontiert.

Es führt kein Weg daran vorbei, dass die Kreativen sich Vergabe-Know-how aneignen müssen. Das ist New Business und läuft bestenfalls sehr professionell – vor allem natürlich in großen Agenturen. Wenn man die Instrumente kennt, kann man immer zielgenauer arbeiten. Schon an den formalen Kriterien scheitern 15 bis 25 Prozent der Bieter. Wenn eine Agentur der Einreichung zum Beispiel ihre AGBs beilegt, ist sie direkt draußen. Eigentlich scheint das normal, aber bei einer Ausschreibung kann man eben keine eigenen Konditionen auffahren.

»Schon an den formalen Kriterien scheitern 15 bis 25 Prozent der Bieter.«

Können etwa nur große Agenturen an Aufträge kommen?

Für kleine Agenturen ist es schwerer, das ist Fakt. Was aber allgemein für die systematische Akquise von New Business gilt. Andererseits erlaubt es die neue UVgO (die Unterschwellenvergabeverordnung) Kleinstaufträge bis 1000 Euro händisch zu vergeben. Solche Direktaufträge interessieren wiederum die großen Agenturen weniger. Außerdem lassen sich durch die sogenannte Verhandlungsvergabe Auftragswerte bis 30000 Euro »freihändig« vergeben. In manchen Bundesländer geht das inzwischen sogar bis zu Maximalwerten von 50000 Euro. Bei dieser Vergabeart werden drei oder vier Marktteilnehmer ausgewählt und eingeladen, Angebote abzugeben. Dafür muss der Kreativdienstleister aber bei der Vergabestelle bekannt sein.

Und wie schafft man das?

Zum Beispiel durch die sogenannte Präqualifizierung. Das einmal zu erledigen, ist auch für öffentliche Ausschreibungen sinnvoll, um nicht für jeden Auftrag wieder diesen Teil des Eignungstests durchlaufen zu müssen. Dafür weist man bei der Industrie- und Handelskammer einmal pauschal seine Eignung nach, indem man auf elektronischem Wege alle geforderten Information und Dokumente abgibt. Wer präqualifiziert ist, landet in einer Datenbank, die die Vergabestellen dann konsultieren können und sollen (siehe www.pq-vol.de).

Es bleibt das Problem, dass die Verantwortlichen die Kreativszene zu wenig kennen. Sie sind auch bei der öffentlichen Hand als Berater tätig – wie bereit ist man dort dazuzulernen?

Die Bereitschaft ist da, aber solch eine Beratung ist natürlich nicht kosten- und zeitneutral. Als besonders hilfreich für eine gelungene Zusammenarbeit haben sich regionale Workshops erwiesen, in denen öffentliche Auftraggeber und Kreativdienstleister sich gemeinsam weiterbilden und von der Erfahrung der anderen Seite profitieren.

Keine leichte Aufgabe angesichts der Vielzahl der Beteiligten.

Ja, es gibt über 30 000 Vergabestellen in Deutschland. Besonders in den Kommunen machen das die Sachbearbeiter nebenbei, nach bestem Wissen und Gewissen. Dabei müssen sie sich an komplexe Gesetze halten, die zudem in den einzelnen Bundesländern teilweise unterschiedlich sind. Auch die Rechtssprechung ist alles andere als einheitlich.

Es ist nötig, dort nachzuhaken, wo etwas schiefgelaufen ist.

Was unternimmt ein Berufsverband wie die AGD?

Wir sind mit unserem Projekt »Öffentliche Kreativ-Aufträge müssen besser werden« aktiv und beraten Vergabestellen. Zunächst einmal müssen vorhandene gute Gesetze auch angewendet werden. Zum anderen ist es nötig, dort nachzuhaken, wo es etwas schiefgelaufen ist. Übrigens können uns Kreative über creative-consult@planas.com gerne good & bad cases zuschicken: Wir kümmern uns.

Besteht Hoffnung auf mehr Übersichtlichkeit in der Zukunft?

Wir stecken gerade mittendrin im Umschwenken auf komplett elektronische Prozesse, was hoffentlich zu einer Vereinheitlichung führt. Die E-Vergabe ist bei Ausschreibungen jetzt schon Pflicht, nationale Ausschreibungen müssen zudem auf bund.de auffindbar sein. Aber wer erstmals mit öffentlichen Vergaben konfrontiert ist, wird auch in Zukunft einen Lernprozess durchlaufen müssen. Das ist nicht anders als bei einer neuen Software, mit der man sich als Kreativer ja auch auseinandersetzen muss.

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