Bei agilen Arbeitsweisen ist die Retrospektive als Ritual fest verankert, aber auch im traditionellen Projektmanagement sowie bei einer Post-mortem-Analyse nach Abbruch des Projekts sollte man folgende Punkte berücksichtigen:
1 Einen Rahmen geben
Der Moderator verkündet die Gesprächsregeln für das Debriefing. Das kann eine Ansage sein wie: »Die nächsten zwei Stunden ohne Handy« oder »Bitte argumentiert nicht im Du, sondern aus dem Ich heraus!« Der Moderator erklärt sich zum Timekeeper der Veranstaltung. Eine Agenda zeigt den Teilnehmern den zeitlichen und inhaltlichen Verlauf der gemeinsamen Sitzung.
2 Die Stimmung aufnehmen
Für alle Beteiligten ist es hilfreich, die Gefühlslage der anderen Teilnehmer zu kennen. Um ins Thema einzusteigen, könnte der Auftrag des Moderators also lauten: »Beschreibe deinen persönlichen Wetterverlauf im Projekt, endend mit dem heutigen Wetter.«
3 Fakten zum Projektverlauf zusammentragen
Als Grundlage für die gemeinsame Analyse sammelt das Team mit dem Moderator und dem Verantwortlichen auf Kundenseite alle wesentlichen Eckdaten des Projekts auf Basis von Dokumentationen, E-Mails, Mitschriften et cetera. Orientierung bieten folgende Leitfragen:
● Welche intendierten Projektergebnisse gibt es? Wurde zum Beispiel das Ziel »Website entwickeln« erreicht?
● Welche nicht intendierten Ergebnisse hat das Team erzeugt? (zerstrittene Abteilungen beim Auftraggeber, Service verärgert, zu spät gestartete TV-Kampagne et cetera)
● Welche Maßnahmen hat das Team vereinbart? Welche davon hat es ausgeführt?
● Welche Entscheidungen wurden wann getroffen? Ist das Projekt insgesamt nicht gut verlaufen, ist es sinnvoll, die Fakten auf einer Timeline festzuhalten. Dafür bereitet der Moderator eine lange Pappwand vor, auf der die Monate oder Wochen der Projektdauer aufgeführt sind. Die Antworten auf die Fragen schreibt das Team auf Moderationskarten und pinnt sie an die entsprechende Stelle auf dem Zeitstrahl – so lassen sich die Probleme in ihrer Entwicklung auf einen Blick erfassen.
4 Das Projekt verstehen
Von der Sammlung der Fakten geht es nun zu deren Bewertung und zum Verständnis. Erst in dieser Phase ordnen die Beteiligten alles ein, fragen zum Beispiel »Was war hilfreich?« oder »Was hat uns geschadet?«. Nützlich ist auch, das Bauchgefühl zu verbalisieren (»Wann hatten wir das erste Mal den Eindruck, dass es schieflaufen würde?«) und zu überlegen, woran sich das festmachen ließ. Hat das Projektteam vorab Key Performance Indicators (KPIs) definiert, ist zu fragen: »Welche Kennzahlen haben wir wie erreicht?«, »Ab wann wussten wir, dass wir die Kennzahlen erreichen/verfehlen würden? Woran ließ sich das erkennen?«
Die Fragen sind der Schlüssel für ein erfolgreiches Debriefing. Bei Bedarf sollte der Moderator gezielt nachhaken und zum Beispiel fragen: »Wie viele Tage wären für das Projekt wirklich sinnvoll gewesen?«, »Und dann gab es also das Entscheidungsmeeting: Welche Beschlüsse sind dort gefallen? Welche hätte man vielleicht viel früher fassen müssen? Wäre es dann besser gelaufen?«
5 Neue Handlungsoptionen entwickeln
Wenn das Projektteam sowohl die Fakten als auch die Schritte der Akteure verstanden hat, entwickeln entweder alle zusammen oder zunächst kleinen Gruppe neue Handlungsoptionen. Um diese zu bewerten und zu priorisieren, sollte man fragen:
● Ist diese Änderung besonders einfach einzuführen?
● Wie ist das Aufwand-Wirkungs-Verhältnis?
● Wie leicht ist diese Handlungsoption in den Projektablauf integrierbar?
Das Team vereinbart nur zwei bis maximal drei verbindliche Learnings. Debriefings mit einigen wenigen Beschlüssen haben letztlich einen größeren Hebel als Sitzungen mit ganz vielen. Bei zwei Vorsätzen haben die Beteiligten eine echte Chance, ihr Verhalten anzupassen und effizienter zu werden.
6 Abschluss in Freundschaft
Am Ende des Debriefings sollten alle Teilnehmer Gelegenheit haben, zu sagen, mit welchem Gefühl sie aus der Runde gehen. Manche brauchen diesen Raum, um Erkenntnisse zu beschreiben, die sie überrascht haben, oder um Freude über einen guten Beschluss zu äußern. Hat während des gesamten Treffens ein wertschätzendes, offenes Klima geherrscht, nimmt jeder ein gutes Gefühl und echte Resultate mit nach Hause.
